Folge 268 Cockpit - Vergütung, Liquidität und Steuern im Griff

Roy: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des betroyt Podcasts, dem Podcast für rechtliche Betreuung. Heute bin ich wieder nicht allein. Zwar ist es nicht Herr Winter an meiner Seite, aber Tobias Schlepphorst. Hallo Tobias.

Tobias: Hallo Roy, vielen Dank, dass ich heute dabei sein darf.

Roy: Ja, und das aus gutem Grund. Doch bevor wir zu unserem Gespräch kommen, auf das ich mich wirklich sehr freue, gebe ich euch einen Rat: Macht an dieser Stelle einfach den Podcast aus, hört im Auto etwas anderes und merkt euch die Folge, denn ihr müsst heute YouTube gucken. Bei YouTube zeigen wir euch nämlich, was das Betreuercockpit alles kann, und das sieht man am besten im Video. Ich beschreibe es auch für die Hörer ein bisschen, aber ich glaube, das ist heute eine Folge, die man sich auf jeden Fall anschauen sollte.

Bevor ich dazu komme, gibt es eine Neuerung im Campus. Wer noch nicht drin ist: cp.betroyt.de, dort kann man sich kostenfrei anmelden. In diesem kostenfreien Bereich gibt es ab heute einen Shop. Jetzt werdet ihr vielleicht sagen, jetzt will der uns auch noch etwas verkaufen. Ja, klar, das mache ich mit den Seminaren sowieso. Aber der Hauptgrund für diesen Shop seid ihr. Sehr oft werde ich gefragt, ob ich einen Tipp habe, zum Beispiel für die Betreuersoftware, oder wie das mit KI aussieht und was ich dort nutze. Diese Anfragen möchte ich mir im besten Sinne sparen und sage: Kommt in den Campus, dort findet ihr im Shop alles, was ich entweder selbst nutze, und das steht teilweise auch dabei, oder was ich für sinnvoll halte. Alles, was ich nicht für sinnvoll halte, wird auch nicht auftauchen. Das kann ich an dieser Stelle schon sagen.

Der Transparenz halber muss ich auch sagen, dass es Kooperationen geben wird, so wie jetzt mit meinem ersten Kooperationspartner, dem Betreuercockpit. Ihr habt dann die Möglichkeit, über den Campus vergünstigte Angebote zu bekommen. Darauf kommen wir nachher im Detail noch. Das ist die Idee des Shops: Ich versuche, für euch etwas herauszuschlagen, damit ihr besser wegkommt, und vielleicht komme ich am Ende auch ein bisschen besser weg. Versteht es also nicht so, dass ich euch etwas verkaufen will. Ihr habt dort die Möglichkeit, euch durchzugucken, es gibt Bücher, und bei der Betreuersoftware werdet ihr Links finden. Geplant ist, dass alle Betreuersoftwares dort einen Link bekommen. Damit sind wir bei der heutigen Folge und bei Tools. Ich bin ein großer Freund von Tools, vor allem von KI-basierten.

Das Betreuercockpit habe ich, glaube ich, zum ersten Mal auf dem KI-Zukunftsforum gesehen, und ich war direkt begeistert. Auch von dir, Tobias, als Gründer, der dahintersteht. Aber bevor ich hier ins Schwärmen gerate: Sag doch ein paar eigene Worte zu dir, wer du bist und was dich in die Betreuerszene gespült hat, denn eigentlich kommst du ja von ganz woanders her.

Tobias: Ja, das stimmt. Erst einmal danke für die warmen Worte und die tolle Vorstellung. Wie bin ich zur Betreuungsthematik gekommen? Ursprünglich habe ich einen sehr guten Freund, der schon lange im Betreuungsbereich unterwegs ist, und auch meine Frau ist Berufsbetreuerin. Ich selbst komme eher aus der betriebswirtschaftlichen Ecke und aus der Softwareentwicklung. Ich habe jahrelang als Geschäftsführer bei verschiedenen Softwareunternehmen gearbeitet.

Als meine Frau tiefer in die Betreuung eingestiegen ist, ging es jedes Jahr um diese Jahreszeit los: Sie hat sich mit ihren Excel-Listen hingesetzt und angefangen zu rechnen, wie viel Umsatz es dieses Jahr wohl wird, wie es im nächsten Jahr aussieht, was sie plant und wie viel Gehalt sie sich auszahlen kann. Als wir darüber gesprochen haben, habe ich gemerkt, dass auch meine Freunde im Betreuungsbereich die gleichen Herausforderungen haben. Ich war gerade dabei, mich beruflich neu zu orientieren, und hatte schon immer Lust, mich selbstständig zu machen, insbesondere im Bereich Softwareentwicklung. Da habe ich gedacht: Das muss es sein. Als Geschäftsführer kenne ich es nicht anders, als dass man Software hat, die einem Prognosen liefert, also Klarheit über das Konto: Was geht ein, was kann ich abrechnen, was geht zukünftig wieder raus. Solche Controlling-Tools gab es in diesem Betreuungsumfeld noch gar nicht, und das war für mich der Anstoß, mich damit zu beschäftigen.

Roy: Das stimmt. Man sagt immer, wenn man etwas entwickelt, muss man Schmerzpunkte lösen, und da hast du einen großen Schmerzpunkt erwischt. Das Witzige ist, dass viele, die hier zuhören, diesen Schmerzpunkt zu Beginn ihrer Tätigkeit noch gar nicht sehen. Ich weiß aber ganz genau, wann er bei euch einsetzt, denn wir haben uns im Vorgespräch schon einmal die Zahlen angeschaut. Den zeige ich euch nachher, wenn wir in den Zahlen sind. Es ist nämlich nicht so, dass ich zur Arbeit gehe und am Monatsende meinen Lohn bekomme, sondern man muss wirklich ein bisschen kalkulieren, und das sollte man auf Basiswissen aufbauen. Das Betreuercockpit ist etwas, das ich mir selbst zu Beginn meiner Tätigkeit gewünscht hätte, für die ersten drei Jahre. Bevor wir hier lange reden, gehen wir direkt hinein. Du kannst starten, und wir zeigen euch die Übersicht.

Tobias: Okay, ich bin dabei.

Roy: Ich habe mir überlegt, und ich habe Tobias dann überfallen: Ich möchte einfach mein Business starten. Wir schauen uns mit dem Betreuercockpit an, ob mein Business so, wie ich es mir vorstelle, sinnvoll ist und wie die Kennzahlen dort aussehen. Für alle Hörer: Wir sehen jetzt das Dashboard des Betreuercockpits, aktuell noch blütenweiß, es gibt noch keine Einnahmen, es ist noch nichts da. Rechts steht Simulation und Prognose, und ich glaube, jetzt müssen wir etwas eintragen. Wo machen wir weiter?

Tobias: Gib mir vorher noch kurz die Chance, für die Hörer einzuordnen, wo wir gerade stehen. Wir haben das Betreuercockpit eigentlich für zwei Zielgruppen gebaut. Zum einen für den Betreuer, der schon lange Betreuungen führt und als Profi mit seinem Betreuungsbüro etabliert ist. Für ihn haben wir es gebaut, damit er eine gute Übersicht über seine Finanzen hat. Gleichzeitig haben wir uns gedacht: Wir haben da ein cooles Tool gebaut, und es gibt super viele Leute, die ganz am Anfang stehen. Man lernt die ersten Betreuer kennen, dann direkt weitere, und alle haben die Frage: Wie viel Geld kann ich damit überhaupt verdienen, und wie sieht der Aufwuchs eines Klientenstamms aus? Man kann sich natürlich eine Excel-Tabelle aufmachen und alles ausrechnen, aber das ist aufwendig. Wir hatten diese Logik ohnehin gebaut und wollten sie auch Startern zur Verfügung stellen. Im Prinzip fängt alles mit dem Klientenstamm an. Wir machen hier eine Art Simulation und rechnen durch, wie ein Wachstum aussieht. Roy, dich als Profi frage ich: Wie groß wird dein Klientenstamm in den ersten drei Jahren anwachsen, ohne dass du in einen Burnout läufst?

Roy: Das Schöne ist, ich kann es jetzt so aufbauen, wie ich es in der Startrampe und in allen anderen Seminaren predige. Ich rate jedem, maximal anderthalb Klienten pro Monat zu nehmen. Kann man das abbilden?

Tobias: Das können wir abbilden. Wie viele Klienten willst du insgesamt haben? Was ist für eine Einzelperson ein gesunder Klientenstamm?

Roy: Wenn ich alleine bin, ohne Mitarbeiter, halte ich zwischen 40 und 50 für eine realistische Zahl.

Tobias: Dann nehmen wir 45.

Roy: Circa, plus minus. Es fallen ja ab und zu welche heraus, es kommen welche dazu. 45 ist ein gutes Mittel, das man alleine wirklich bewältigen kann.

Tobias: Okay, dann stellen wir ein, wie schnell wir wachsen. Wir können pro Jahr einen Aufbau durchsimulieren. Im ersten Jahr, wenn ich dich richtig verstanden habe, 1,5 pro Monat.

Roy: 1,5 pro Monat Neubetreuungen. Für alle Hörer: Auf der linken Seite sieht man jetzt schon eine wachsende Linie. Das sind die Betreuungen.

Tobias: Man sieht die Zugänge, die Abgänge und den Bestand. Man sieht auch die Verteilung nach Wohnform oder Vermögensform.

Roy: Das können wir noch ändern, oder?

Tobias: Das können wir ändern. Die Frage wäre auch, ob du im zweiten Jahr, wenn du mehr Erfahrung hast, genauso schnell wächst, schneller oder langsamer.

Roy: Wir sind ja bei den ersten drei Jahren, also würde ich es so lassen: 1,5 pro Monat ist aus meiner Sicht ein gutes Mittel, gerade fürs Wachsen. Später würde ich etwas zur Fluktuation sagen, aber ich sehe, das gibt es hier auch noch.

Tobias: Wir machen als Nächstes den Klientenmix. Der ist entscheidend, um die Höhe des Vergütungsanspruchs zu ermitteln. Wohnen deine Klienten eher im Heim oder eher in der Wohnung? Wie sieht eine klassische Verteilung aus, die du kennengelernt hast?

Roy: Eine spannende Frage, denn das richtet sich danach, welchen Schwerpunkt man hat. Manche haben sehr viele Klienten im Heim, andere lieben eher die Menschen zu Hause im ambulanten Bereich. Bei mir wären es, was haben wir eingestellt, 25 Prozent Heim. Das ist ein Mix, den ich auch nehmen würde. Könnten wir jetzt auch 100 Prozent Heim anklicken?

Tobias: Wir können drehen und wenden, wie wir wollen. Man hat einen Schieberegler und stellt es einfach ein. Man muss ja mit ein paar Annahmen kalkulieren.

Roy: Nehmen wir 25 Prozent, das ist ganz gut.

Tobias: 25 Prozent im Heim. Jetzt schauen wir auf das Vermögen: Wie viel Prozent sind davon mittellos oder nicht mittellos?

Roy: Wir sind eine arme Region, also gehe ich auf 80 Prozent Mittellose. Ich glaube, das ist realistisch.

Tobias: Gut. Jetzt kommt ein bisschen Realität hinein. Klienten kommen und gehen. Manchmal versterben Klienten, manchmal wird die Betreuung aufgehoben, es gibt Betreuerwechsel, es gibt etliche Gründe, warum Klienten unterjährig weggehen. Das messen wir mit der Fluktuation. Was ist für dich eine realistische Annahme?

Roy: Du hast hier 5 bis 10 Prozent angegeben. Machen wir 7.

Tobias: Okay. Und jetzt kommt noch ein spannender Punkt: Wie viele der Fälle, die du bekommst, sind Neufälle?

Roy: Da muss man insgesamt aufpassen, denn gebrauchte Fälle bringen meistens weniger Geld. Deswegen sollte man gucken, dass der Anteil neuer Fälle sehr hoch angesetzt ist. Nehmen wir auf jeden Fall 70 Prozent.

Tobias: Wie viel Einfluss hat man eigentlich darauf, ob es Neufälle oder Übernahmen sind?

Roy: Aus meiner Sicht entscheidest du das. Die Anfrage kommt von der Betreuungsbehörde: Wir haben hier einen neuen Klienten, Hans Meyer, möchten Sie den haben? Dann wird gesagt, ob er neu betreut wird oder eine Übernahme ist. Ich glaube, es gibt einige Betreuer, die ganz klar sagen, ich nehme keine Übernahmen, und manchmal auch aus gutem Grund. Man muss ganz ehrlich sagen: Es ist wie neu betreut, und du hast trotzdem nur die Hälfte der Vergütung, zumal es mit der neuen Vergütungsstruktur schneller abfällt als vorher. Man hat also die Chance, nur neue Betreuungen zu bekommen. Aber dann ist man kein Freund der Behörde, wenn man bei jeder Übernahme sagt, nein, mache ich nicht. Deswegen ist es ein Mix, aber sieben von zehn sollten schon neu sein, damit es sich wirtschaftlich gut ausgeht. Die letzten Fälle bei mir waren Betreuungsanfragen für Übernahmen, aber das hält sich wirklich in Grenzen. Also 50 zu 50 auf jeden Fall. Manchmal ist eine Neubetreuung auch eine Betreuung, die es schon irgendwann einmal gab, nur eben nicht als Übernahme von einem anderen Betreuer. Aber auf jeden Fall 70 Prozent. Und jetzt gucken wir mal.

Tobias: Haben wir das gespeichert? Jetzt können wir uns das anschauen. Was haben wir gemacht? Wir haben eine Art Klientenstamm durchsimuliert, wie er aussehen könnte. Für alle Zuhörer eine wichtige Erkenntnis, die viele wahrscheinlich kennen: An der Anzahl der Betreuungen kann man erst einmal gar keine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ableiten. Nur weil jemand 42, 45 oder 60 Klienten hat, heißt das nichts, denn es kann unterjährig extreme Verschiebungen geben. Das haben wir auch auf unserer Webseite schön dargestellt: Wenn man sich Kontenverläufe anschaut, sieht man durch das Hinzukommen und Wegfallen von Klienten und durch die Zusammensetzung des Klientenstamms extreme Veränderungen im Vergütungsanspruch und in der eigenen Liquidität. Hier sehen wir den Aufwuchs im ersten Jahr. Mit den Abgängen kommen wir auf rund 14 aktive Klienten in diesem Jahr und einen Vergütungsanspruch von ganz grob über den Daumen gepeilt 30.000 Euro. Wir sehen auch, wie sich der Klientenstamm aufbaut, und man kann dann in die nächsten Jahre schauen, wie es in Jahr zwei und Jahr drei aussieht.

Roy: Ich unterbreche kurz, denn der wichtigste Wert, den du gerade nicht genannt hast, steht oben: der Jahreswert je geführter Akte. Das ist der Wert, den ich immer nehmen musste, um das Ganze zu skalieren und hochzurechnen, so wie es jetzt das Programm macht. Ich habe das immer durch zwölf geteilt, also den durchschnittlichen Monatsbetrag, den ich pro Betreuung erhalte, und dann gerechnet, wie viele Leute ich brauche. So habe ich früher kalkuliert. Der Vorteil des Betreuercockpits ist, dass ich keine Finger und keinen Taschenrechner brauche, sondern das seriös übermittelt bekomme und mit Drehreglern schauen kann, wie ich es optimieren kann. Dieser Jahreswert ist das A und O. Ich hatte früher bei gut geführten Akten, also wenn die Klienten vermögend waren und zu Hause gewohnt haben, 150, 100 beziehungsweise knapp an die 200 Euro im Monat. Wenn man viele solche Fälle hatte, ging der Wert nach oben. Wenn man die Betreuung gerade begonnen hat, bis hin zu Mittellosen, die man schon zehn Jahre hat, ergibt sich daraus der Wert. Dieser Jahreswert muss relativ hoch gehalten werden, und das schafft man mit diesem Tool, indem man den Überblick sehr genau hat.

Tobias: Wenn man wollte, könnte man auch sagen, im Jahr zwei bin ich schon gut eingearbeitet und wachse schneller, vielleicht mit zwei oder 2,5 im Monat, und das für die einzelnen Jahre unterschiedlich einstellen. Das Schöne an der Simulation ist, dass es relativ einfach geht.

Roy: Wenn man mich fragt, würde ich im zweiten Jahr eher einen weniger einstellen, denn das erste Jahr möchte ich nie wieder haben. Es ist sehr, sehr anstrengend, und im zweiten Jahr tritt man eher auf die Bremse und sagt, ich nehme vielleicht den einen oder anderen weniger, weil ich jetzt ein bisschen Luft brauche. Das kann man hier alles kalkulieren, auch ob man noch etwas zu essen hat. Damit sind wir bei der nächsten Frage, die ich hätte, und die wir vorhin schon kurz angesprochen haben, denn sie ist eines der Hauptprobleme: Wir haben kein Gehalt, sondern eine Möglichkeit der Vergütungsabrechnung, die theoretisch monatlich funktionieren würde. In 90 Prozent und mehr der Fälle, jedenfalls nach meiner Praxis und Kenntnis, wird quartalsweise abgerechnet. Es gibt noch die Jahresabrechnung, die vor allem bei Heimbewohnern genutzt wird, aber die Quartalsabrechnung ist der Standard. Kannst du uns Zahlen zeigen, wie das am Anfang aussehen wird? Wann bekomme ich mein erstes Geld, und wie viel ist das überhaupt?

Tobias: Wir schauen jetzt auf die Einnahmensituation. Wir haben diesen Klientenstamm gebildet, und du hast richtig angesprochen, dass es einen sogenannten Vergütungsanspruch gibt. Dieser Anspruch entsteht monatlich, darf aber frühestens alle drei Monate abgerechnet werden. Du hast gesagt, es gibt noch andere Intervalle. Wir gehen im Cockpit zunächst vom Dreimonatsintervall aus.

Roy: Theoretisch geht es auch monatlich. Man ist aber auf keinen Fall ein Freund des Rechtspflegers, wenn man das macht, denn der muss die Akte zwölfmal im Jahr anfassen, und im Zweifel bekommt man das Geld auch nicht schneller. Die Vergütung fällt aber nach dem Monat an.

Tobias: Das versuchen wir hier darzustellen. Man hat einen Vergütungsanspruch, hier knapp 30.000 Euro im ersten Jahr. Davon werden ungefähr 19.000 Euro abgerechnet, und warum, sehen wir gleich: Es gibt eine Verschiebung in einer Art Treppenfunktion. Wenn man dann überlegt, was tatsächlich auf dem Konto ankommt, sind das 17.000 Euro. Wir arbeiten dabei mit einer Annahme, die man einstellen kann: Hier sind aktuell vier Wochen hinterlegt, man kann auch sechs Wochen oder mehr einstellen. Roy, ich weiß nicht, wie deine Erfahrung mit den Gerichten ist, wie sie zahlen, man hört ja Unterschiedliches.

Roy: Das ist ein cooles Feature, denn man kann wirklich damit spielen. Für alle, die zuhören: Hier unten sind die Zahlen zu sehen. Wir sehen den Vergütungsanspruch und die Spalte abgerechnet. Im April können wir zum ersten Mal abrechnen, wenn wir es so machen, und wir reden jetzt immer vom Standardfall. Das würde bedeuten, ich hätte im April 1.000 Euro, die ich abrechnen könnte, und davor habe ich nichts zu essen. Das muss man einfach wissen: Das ist erst einmal der Lauf. Man könnte fast meinen, ich bin euer Vertriebsmitarbeiter, aber ich bin selbst ein Zahlenfreund, und gerade zu Beginn ist das wichtig. Die Betriebseinnahmen sind hier im Mai gerechnet. Man muss mindestens zwei Wochen rechnen, was ein gutes Amtsgericht ist, jedenfalls nach meiner Kenntnis. Drei Wochen sind in Ordnung, aber bei vier bis sechs Wochen darf man sich nicht beschweren, damit muss man rechnen. Wir können das auch nach hinten verschieben, aber hier sehen wir den Cashflow. Wenn wir ehrlich sind, ist bis August erst einmal Ebbe in der Kasse. Wir haben auch noch keine Ausgaben eingetragen, das kann man ebenfalls tun. Von den Einnahmen her ist es überschaubar.

Tobias: Ziemlich. Und das ist ein ganz wichtiger Effekt, gerade wenn man mit diesem Job beginnt: Man braucht am Anfang einen langen Atem. In den ersten drei Monaten passiert nicht viel. Wenn man Glück hat, bekommt man direkt zu Beginn einen oder zwei Klienten. Die kann man nach drei Monaten abrechnen, und im vierten Monat bekommt man, wenn es gut läuft, sein Geld. Dann hat man aber nur ein kleines bisschen Geld auf dem Konto, vielleicht 2.000 Euro, wenn es gut läuft. Damit kann ich mir kein Gehalt auszahlen, und vorher sind auch schon Kosten gelaufen, zum Beispiel für eine Betreuungssoftware. Das läuft alles dagegen. Deswegen ist das erste Jahr echt dünn. Man kann auch hinterlegen, dass man mit einem gewissen Kapital startet, dann sieht man, wie es verbraucht wird. Der Effekt ist: Das Geld kommt erst spät.

Wo wir gerade bei Ausgaben sind: Wir können im ersten Jahr mit einer Pauschale arbeiten und sagen, wir haben 500 Euro im Monat Kosten. Das ist nur eine Veranschaulichung, man kann es viel filigraner einstellen und eigene Ausgaben erfassen, um genau festzulegen, wie man sich seinen Business Case vorstellt. Im zweiten Jahr werden wir granularer: Vielleicht haben wir ein kleines Büro gemietet, es gibt Fahrtkosten im Monat, eine Betreuersoftware, Telefon und Internet, ein bisschen Büromaterial. Im dritten Jahr machen wir es noch größer: neben Miete und Fahrtkosten die Betreuersoftware, Telefon und Internet, Büromaterial, Fortbildung, Berufsverband, vielleicht noch eine Haftpflicht und so weiter. Da hat man dann 880 Euro im Monat. Mit Supervision sind es 930 Euro im Monat. Jetzt mag der eine oder andere sagen, das reicht mir im dritten Jahr immer noch nicht, oder ich brauche weniger. Mir persönlich ist es egal. Das Tool ist dafür da, diese Dinge transparent zu machen und in die Verhältnisse zu setzen. Wir sind jetzt im Jahr 2028, gehen wir zurück ins erste Jahr: Da sieht man schon, düster. Es kostet jedes Mal, und erst nach hinten baut es sich auf.

Jetzt wird es kurz betriebswirtschaftlich, wir versuchen es aber einfach zu erklären. Wir machen eine Einnahmenüberschussrechnung, und am Ende gilt das sogenannte Zuflussprinzip. Es ist schön, wenn ihr einen Vergütungsanspruch von 60.000 Euro hattet, aber es zählt das, was auf eurem Konto eingeht. Das ist die Betriebseinnahme, so haben wir sie abgebildet. Bei der Betriebsausgabe dürfen wir gar nicht alles als Betriebsausgabe ansetzen. Klassiker sind Krankenversicherungsbeiträge, oder die Altersvorsorge, wenn es eine Rürup-Rente ist. Diese Kosten dürfen an anderer Stelle abgezogen werden, deshalb differenzieren wir hier genau, was abzugsfähig ist, und bringen nur das in den Abzug. Im ersten Jahr hätten wir hier einen Gewinn von 11.000 Euro. Die findige Person denkt jetzt, super, das teile ich durch zwölf, dann habe ich knapp 1.000 Euro im Monat und kann mir mehr Gehalt auszahlen. Man sieht aber, welchen Verzug wir drin haben und wie das Geld fließt, und darauf muss man sich einstellen.

Roy: Genau, wir waren jetzt im Bereich für den Starter. Ich bitte dich, in das andere Feld zu wechseln, denn du hast ein Szenario für jemanden vorbereitet, der schon länger dabei ist. Dort lässt sich der Cashflow noch gut sehen. Die Grafik hat mir nämlich noch gefehlt, darauf würde ich noch einmal eingehen.

Tobias: Bevor wir wechseln: Wir haben gerade betriebswirtschaftlich auseinandergenommen, was eine Betriebsausgabe ist. Jetzt schauen wir auf die Auszahlungen, und das ist für den Cashflow relevant: Man sieht, was eine Einzahlung und was eine Auszahlung ist. Nur weil ich den Krankenversicherungsbeitrag bei der Betriebsausgabe nicht ansetzen darf, ist es trotzdem eine Auszahlung, das Geld geht ja von meinem Konto runter. Das versuchen wir in der Cashflow-Planung deutlich zu machen. Dann sieht man gut, wie sich der Kontostand zusammensetzt und was man zurücklegen muss, zum Beispiel für Sozialversicherungen oder eine mögliche Steuerzahlung. Für alle, die zuschauen: Wir haben das hier nicht in Gänze zu Ende gepflegt, die Zahlen sind Demowerte, aber das Prinzip wird klar. Wir zeigen auch, wann üblicherweise Nachzahlungen zu erwarten sind, bei der Einkommensteuer oder der Krankenversicherung, und wie sich der Kontostand über die Zeit entwickelt. Eine Simulation hat immer Unschärfen, und den Profi haben wir deshalb anders gebaut. Ich muss einmal kurz wechseln.

Roy: Kannst du noch einmal zurück? Das möchte ich nämlich sagen: Ich hatte vorhin diesen Schmerzpunkt der Cashflow-Liste erwähnt. Einmal runter bis zum Jahr 2026, wir sind hier vom 1.1.2026 ausgegangen. Für alle, die jetzt hören: Im April sieht man ein dickes, dickes Minus, angenommen nach vier Monaten. Und das ist genau der Schmerzpunkt, den ich vorhin meinte. Man arbeitet erst einmal drei Monate durch, und ob ich nun anderthalb Klienten habe oder vier pro Monat, im Kern ist das der Punkt, an dem die meiste Post zurückkommt, an dem der Laden richtig brummt. An der Stelle habe ich aber schon ein fettes Minus auf dem Konto, weil ich mich bis dahin finanzieren musste und erst dann abrechnen kann. Im Mai haben wir immer noch ein Minus, weil das Geld nur kleckerweise kommt. Im Juni kommt etwas, und zum ersten Mal nicht mehr rot sehen wir im August, September. Das ist ein normaler Verlauf. Ich kann auch im ersten Monat mit zehn Betreuungen anfangen, der Verlauf wird immer so sein. Es kann nur sein, dass er ab August etwas steiler wird, weil das Geld dann mehr fließt. Man muss einfach wissen, dass man im ersten Dreivierteljahr viel Zwiebeln kaufen muss, damit man es übersteht. Aber das Wasser in Deutschland ist ja von der Qualität her so gut, dass man es aus dem Hahn trinken kann. Für die ersten neun Monate muss man das wissen. Das ist das Schöne daran, dass du das machen kannst. Jetzt hast du gerade die 5.000 Euro Startkapital hinterlegt.

Tobias: Ich hätte jetzt 5.000 Euro schon mitgebracht. Wie entwickelt es sich dann? Da kann man gut spielen und schauen: Was brauche ich eigentlich?

Roy: Das Tool braucht man für den Anfang auf jeden Fall. Das sind jetzt die drei Jahre simuliert. Ich hätte es wahrscheinlich selbst entwickelt, wenn ich Zeit gehabt hätte. Es ist genau das, was mir gefehlt hat und was vielen anderen fehlt. Vielleicht kann man es schon sagen: Dieses Tool wird auch Bestandteil der Startrampe sein. Das bauen wir ein, damit die Leute es in dieser Zeit kostenfrei nutzen können, solange sie in der Startrampe sind. Ich finde, das ist etwas, was auf jeden Fall alle wissen müssen, eigentlich schon vorher, denn dann können sie durchrechnen und sehen, was sie haben. Dieser wirtschaftliche Faktor ist enorm wichtig, denn solche Konstellationen funktionieren oft nur, weil es vielleicht noch einen Partner im Hintergrund gibt, der Geld nach Hause bringt.

Tobias: Ja, das ist so.

Roy: Das muss man alles berücksichtigen.

Tobias: Wir gehen jetzt auf die andere Seite.

Roy: Jetzt wechseln wir zu den Erwachsenen. Das Programm ist ja für alle gedacht, nicht nur für die, die anfangen, sondern auch für die, die ihr laufendes Business führen, denn es gibt enorme Schwankungen, die man erst dann mitbekommt, wenn es so weit ist. Nehmen wir die Einkommensteuer: Es ist wieder Quartalsende, ich muss die Quartalszahlung leisten, und was sagt mein Konto? Null. Dazu kannst du vielleicht ein paar Worte sagen.

Tobias: Auch hier hole ich kurz aus, damit man versteht, was das unterscheidet. Eben haben wir eine Simulation gesehen. Hier arbeiten wir auf echten Transaktionsdaten. Üblicherweise lädt man als Betreuer einmal seinen Klientenstamm hinein, sodass wir wieder den Vergütungsanspruch berechnen können. Daraus ermitteln wir Zahlungen, und wir sehen, welche Klienten es gibt, mit welchem Aktenzeichen. Dann bindet man sein Konto an, wir holen die Transaktionen aus dem Geschäftskonto und ordnen sie zum Beispiel den Klienten zu. So kann man sehr genau nachvollziehen, für welchen Klienten schon gezahlt wurde, man sieht seine offenen Posten und hat eine schöne Übersicht über den Vergütungsanspruch im Verhältnis zur tatsächlichen Einnahme. Wir machen das nicht nur mit den Klienteneinnahmen, sondern ordnen auch andere Kategorien zu, zum Beispiel Kosten für Software und Lizenzen oder Telefon und Internet.

Cool ist auch, dass man mit KI auf das Thema zugreifen kann, mit seiner eigenen KI. Wir haben dafür eine Schnittstelle, und man kann seiner KI Fragen stellen, etwa nach Mustern: Was war der größte Ausreißer bei den Zahlungen? Das machen wir auch mit Steuervorauszahlungen, und wir können viel prognostizieren, weil wir regelmäßige Zahlungen sehen und daraus eine Prognose in die Zukunft ableiten. Auf der Steuerseite machen wir eine kleine Steuerberechnung. Man sieht die Einnahmen, den Gewinn aus der Betreuung, davon werden Betriebsausgaben und Sonderausgaben abgezogen. Gibt es noch weiteres zu versteuerndes Einkommen im Haushalt, etwa vom Ehepartner, dann sieht man einen entsprechenden Steuerbetrag, von dem wir eine Prognose machen. Dagegen läuft eine Steuervorauszahlung, und dann sieht man, dass ich vermutlich 5.200 Euro im nächsten Jahr nachzahlen muss, weil dieses Jahr so gut lief. Genau diese Transparenz wollen wir herstellen. Wir glauben, dass wirtschaftliche Klarheit Freiräume für gute Betreuung schafft.

Roy: Das zeigt sich auch in der Gehaltsentnahme. Man kann sich eine Übersicht anzeigen lassen, wie viel man entnehmen kann, und du hast, wenn ich das richtig gesehen habe, auch einen Reservebutton.

Tobias: Genau. Wir haben hier Demodaten und eine sehr komfortable Situation: ein großes Konto und einen großen Klientenstand. Man kann sich rein theoretisch relativ viel Geld auszahlen. Man sieht aber, dass immer eine Rücklage für verschiedene Monate abgezogen wird, und über die Dauer baut sich diese Rücklage auf und ab. Man kann gucken, wie viel Gehalt man sich auszahlen könnte, und das Betreuercockpit zeigt: Wenn du dir so viel auszahlst, gehst du an die Rücklage. Das kannst du kurzfristig machen, aber entweder liegt auf einem anderen Konto noch Geld, oder lass es lieber sein. Wenn die Zeit gerade hart ist und man unbedingt etwas braucht, kann man sogar die Rücklage aufbrauchen, man sähe dann, dass es ins Minus läuft. Man kann sich auch ein festes Gehalt je Monat einplanen, was einen hohen psychologischen Wert hat: Man kann ruhig schlafen und sagen, ich habe genug Rücklagen gebildet, ich weiß, was an Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern auf mich zukommt, und ich habe noch einen Puffer. Wenn alles glatt läuft, zahle ich ihn mir am Ende des Jahres als kleines Goodie aus. Das kann man auch quartalsweise einstellen.

Roy: Allein das Wissen um den Cashflow ist aus meiner Sicht etwas, das Beginner brauchen, wenn sie nicht aus dem wirtschaftlichen Bereich kommen. Leute, die vorher in der Bank waren, haben das sicher auf dem Schirm, aber gerade Juristen sind nicht unbedingt zahlenaffin, und da muss man gucken, ob alles läuft. KI hilft da momentan schon sehr stark, und das Tool ist ja auch KI-basiert. Aber so übersichtlich hat man es sonst bei Weitem nicht. Du hast vorhin gesagt, es ist fürs ruhige Schlafen und fürs Kalkulieren super wichtig.

Tobias: Ich möchte das noch einmal betonen, Roy. Wir hatten das auch auf dem Zukunftsforum und haben ganz coole Use Cases gezeigt. Wir glauben, KI wird immer dann wertvoll, wenn sie mit verlässlichen Daten und überprüfbaren Werkzeugen arbeiten kann. Eine KI kann vieles rechnen, aber beim nächsten Mal kommt vielleicht etwas anderes heraus. Wir sagen: Das, was wir hier machen, ist total deterministisch, geh mit deiner KI dagegen, wir rechnen, und die KI beantwortet die Fragen dazu. Du kannst im ganz natürlichen Gespräch klassische Entscheidungsszenarien erarbeiten: Das Jahr lief total gut, ich überlege, mir im nächsten Jahr eine Aushilfskraft einzustellen, was kostet mich die eigentlich, welchen Effekt hat das auf meine Steuerzahlung, welchen auf meine Liquidität. Das kann man sich auch händisch beantworten, aber das ist aufwendig. Spieß einfach deine KI an, die rechnet das durch und gibt dir das heraus.

Roy: Das ist kein Vergleich. Natürlich ist immer ein bisschen Glaskugel dabei, aber die Glaskugel ist hier auf jeden Fall klarer. Man weiß nie genau, wie es läuft, aber man weiß: Ich brauche fünf Leute mehr, oder sieben Leute mehr. Das heißt, ich kann im Juni nicht in den Urlaub fahren, sondern erst im August, weil ich mit Sicherheit in der Zeit noch ein paar mehr Leute brauche. Als Planungstool ist das aus meiner Sicht enorm wertvoll.

Tobias: Wir machen noch einen anderen Punkt auf. Ein großer Effekt ist die Degression in der Vergütung. Auch dazu haben wir ein Szenario abgebildet, in dem man sieht, wie groß die Degression in meinen Akten dieses Jahr ist: Beispielsweise gehen noch 14.000 Euro nach unten. Wie groß ist meine Lücke, wenn der Klientenstamm einfach gleich bleibt? Dann habe ich im nächsten Jahr zu diesem Zeitpunkt 7.000 Euro weniger.

Roy: Für alle, die nicht studiert haben, was das heißt: Degression bedeutet eigentlich nur den Abfall in die nächste Vergütungsklasse, also nach unten, aufgrund der Dauer der Betreuung. Die Degression ist relativ gering und liegt bei null, wenn man nur Leute nimmt, die im dritten oder vierten Jahr sind, denn da geht nichts mehr nach unten. Wenn ich aber Neufälle habe, ist das die Krux, weil ich immer sage, man kann quasi zwei alte übernehmen gegen einen neuen. Das muss man im Auge haben, und hier gibt es dafür einen Klick. Da kann man sich mit dem Rechner und dem Stift hinsetzen, und man bekommt es so schnell nicht heraus.

Tobias: Wir zeigen auch, in welchen Gruppen. Ab dem 13. Monat hat man einen krassen Abfall in der Vergütung. Wenn man das aufteilt, sieht man die Verteilung des Klientenstamms: Ich habe eine Akte im Bereich Monat 1 bis 3, zwei Akten im Bereich Monat 4 bis 6 und so weiter. So sieht man, wie die Akten durchwandern. Stichwort Transparenz, Stichwort Entscheidungsfähigkeit erhöhen. Auch beim einzelnen Klienten bieten wir eine coole Übersicht: die letzten Zahlungseingänge, die nächsten offenen Abrechnungen, die anstehende Abrechnung und die Höhe des Zahlungsverzugs des Gerichts.

Roy: Ein ganz wichtiger Faktor.

Tobias: Das ermitteln wir pro Klient. Es geht um die Frage, wie die betriebswirtschaftliche Seite der Betreuung aussieht. Für manche ist das ein unangenehmes Thema, aber genau das ist unser Credo: Wir wollen euch Zeit verschaffen, damit ihr viel Zeit beim Klienten verbringen könnt und euch idealerweise nicht viel damit beschäftigen müsst. Deshalb haben wir so viel wie möglich automatisiert. Wenn ich das Dashboard öffne, sehe ich sofort meinen Kontostand, und ich sehe, was davon für Steuer und Sozialversicherung bereits abgezogen ist. Das heißt, ich sehe, was frei ist und was ich herausnehmen kann. Ich sehe die Prognose und das ausgezahlte Gehalt, und ich sehe schnell: Ist alles im Lot, ist alles im grünen Bereich. Wir empfehlen, einmal in der Woche einen kurzen Check-up zu machen. Wir holen die Kontostände automatisiert wieder ab, vieles läuft automatisch. Man muss natürlich einmal die Einrichtung machen, dabei unterstützen wir gerne, das kann man auch mit KI machen. Wenn es einmal aufgesetzt ist, läuft es quasi automatisch, man schaut nur noch, ob alles passt, und das Cockpit warnt auch, zum Beispiel, wenn eine Nachzahlung ansteht. Hier sehen wir die nächsten Abbuchungen bis zum 24.11., etwa 1.000 Euro, das wird erwartet. Das ist ein Cockpit.

Roy: Das entlastet enorm den Kopf, und das ist eigentlich nicht mit Geld zu bezahlen. Aber wir müssen kurz darüber reden: Das Ganze gibt es nicht kostenfrei, ist aber im Verhältnis aus meiner Sicht ein sehr überschaubarer Betrag. Was müsste man dafür veranschlagen?

Tobias: Wir versuchen, es so günstig wie möglich anzubieten, mein Credo ist ein wenig von vielen. Netto sind es bei jährlicher Zahlweise knapp 20 Euro, glaube ich 20,70 Euro im Monat. Ansonsten sind es um die 25 Euro im Monat.

Roy: Das ist aus meiner Sicht vollkommen in Ordnung für das, was man hier bekommt. Es nimmt so viel Druck. Wenn man sich das selbst ausrechnen muss, wird man es, glaube ich, nicht mehr missen wollen, wenn man es hat. Das ist meine Vermutung, denn so lange gibt es das Tool noch nicht, dass wir auf drei Jahre Erfahrung blicken könnten. Es ist neu, wir haben heute den 4.11.2026, es ist quasi tauchfrisch. Gerade wenn es um Mitarbeiter geht, sollte man es spätestens dann anschaffen. Wenn ich in eine neue Kraft investiere und das vorher nicht richtig durchkalkuliere, zahle ich richtig drauf, auch weil zum 1. Januar für Minijobber wieder die zusätzlichen Beträge steigen. Das kann man mit Stift und Zettel nicht richtig kalkulieren. Oder ich bin zu doof und habe es bisher nicht verstanden, aber ich kenne kein anderes Tool. Gerne an email@betroyt.de: Sagt mir, wenn ihr etwas anderes habt, aber ich kenne bisher nichts Besseres. Willst du noch etwas dazu sagen, Tobias?

Tobias: Ich glaube, du hast schon sehr viel gesagt. Am Ende des Tages ist es unsere Philosophie, dass wirtschaftliche Klarheit Freiraum für gute Betreuung schafft. Ich glaube, mit dem Tool gehen wir in die richtige Richtung. Es wird noch etwas hinzukommen. Wir wollen ein spezialisiertes Finanztool für Betreuer sein. Der Mehrwert ist so hoch, weil, wie man gesehen hat, allein die Vergütungsthematik drin ist. Wir haben keine Umsatzsteuer-Thematik dabei, und wir wollen die Vorerfassung für den Steuerberater so weit wie möglich machen. Wir werden auch die Belege hinzufügen, sodass man seine Belege zukünftig an die Transaktion anheften kann. Dann wird es einen DATEV-Export geben, und man kann alles in einem Rutsch an den Steuerberater geben. Meine Frau sagt immer: Wer fit ist in Steuern und seine Steuererklärung in ELSTER selbst einträgt, der kann das zukünftig mit dem Tool auch alleine machen. Wir haben die gesamte Übersicht schon drin, alle Daten sind da, das muss jeder für sich entscheiden. Wir wollen, dass die Betreuer mehr Zeit am Klienten haben und sich weniger mit solchen Dingen beschäftigen müssen.

Roy: Es ist auch eine Kostenfrage. Wenn ich jemanden für die Buchhaltung habe oder einen externen Buchhalter, schlackern einem die Ohren, was das kostet. Man kann ganz viele Dinge selbst machen, und das rentiert sich auf jeden Fall. Wie gesagt, Werbeblock jetzt beendet. Ich bin Fan von dem Tool, das kam, glaube ich, rüber. In harten Verhandlungen habe ich mit Tobias einen exklusiven Deal geschlossen. Willst du sagen, was die Leute bekommen, wenn sie im Campus sind? Also: bei cp.betroyt.de anmelden, im Shop unter Tools das Betreuercockpit sehen. Was erwartet die Leute dort?

Tobias: Wir haben zwei Angebote, und deshalb passen unsere Produkte so gut zusammen, das haben wir im Verlauf festgestellt. Zum einen bietet Roy die Startrampe an, und wir vom Betreuercockpit sagen: Jeder, der gerade anfängt, muss sich einen guten Überblick darüber verschaffen, was auf ihn zukommt. Wir haben das Angebot, dass man das Betreuercockpit ein halbes Jahr in der Starter-Version nutzen kann. Das ist bei Roy in der Startrampe mit drin. Für alle, die sich für die Startrampe interessieren, ist das schon enthalten.

Roy: Genau, vielleicht ab dem 4.1. startet die nächste Startrampe: startrampe.betroyt.de, einfach informieren. Jetzt ist es sogar ein Grund mehr, teilzunehmen. Ich habe Tobi auch breitgeschlagen, dass er zu einem Tag kommt, das noch einmal erklärt und für Fragen zur Verfügung steht.

Tobias: Genau, ab dem 4.1. Das zweite Angebot gilt für alle Mitglieder des Campus: Sie bekommen das Betreuercockpit im ersten Jahr für 199 Euro, also 20 Prozent Ermäßigung auf den Listenpreis, und im zweiten Jahr und lebenslang 5 Prozent. Alle weiteren Jahre sind dann 5 Prozent günstiger als der Listenpreis. Das ist das Angebot von unserer Seite. Möchtest du auch erklären, was es von eurer Seite gibt? Wir haben hier unseren Partnerbereich, da kann ich direkt hinspringen.

Roy: Genau. Wir haben normalerweise für die Startrampe immer einen Frühbucherpreis, in dem Fall liegt der bei 699 Euro. Der Vorteil: Wer beim Betreuercockpit angemeldet ist, kann jederzeit den Frühbucherrabatt bekommen, bis einen Tag vor Start, selbst eine Woche danach. Bei uns wird immer der Frühbucherrabatt hinterlegt. Für alle Interessant ist auch, und das ist der erste Partner, der das bekommt: dauerhaft 5 Prozent Rabatt auf den Campus plus im Jahresabo. Wer also sagt, ich gehe gleich auf das Jahresabo, bekommt auch für immer, solange der Kunde bleibt, diese 5 Prozent gutgeschrieben.

Tobias: Genauso ist es bei uns auch. Wie du schon sagtest: harte und zähe Verhandlungen, aber ich glaube, wir haben ein super gutes Angebot geschnitten.

Roy: Für euch Nutzer war uns wichtig, dass es dauerhaft ist: Solange ihr dabei bleibt, bekommt ihr immer wieder das günstigere Angebot. Das wird auch so bleiben, denn die Preise steigen, ich habe selten gesehen, dass irgendwo Preise fallen, es sei denn, wir haben eine Spritpreisbremse. Aber ansonsten geht es meistens nach oben. Bei euch sind es dann immer 5 Prozent, bei uns auch 5 Prozent. Ich finde das Hammer, ich glaube, das ist für alle etwas.

Tobias: Ich fand es auch eine super coole Idee von dir, Roy, zu sagen, wir schauen, wie wir ein Angebot an die Hörer schaffen, von dem alle Mehrwerte haben. Eine kleine Fußnote noch: Wir haben im Betreuercockpit einen Partnerbereich, und man sieht dort, dass noch ein weiteres Tool dazukommt, nämlich der Vorrangige Hilfe-Assistent. Wir sagen immer, das ist das Navigationssystem für die deutschen Sozialleistungen. Jeder ist eingeladen, dort draufzuschauen, ich hatte es auch beim Zukunftsforum schon vorgestellt. Wir sind gerade in der Beta, also in der Testphase, und das Tool wird relativ zeitnah kommen.

Roy: Das kann ich euch schon spoilern, das schauen wir uns noch extra an.

Tobias: Das wird noch einmal ein richtig cooles Ding.

Roy: Tobias hat alle Sachen so entwickelt, dass ich viele Haken machen konnte, nachdem ich mit Tobias gesprochen habe.

Roy: Damit würde ich sagen, sind wir auch schon am Ende der Folge. Ich danke dir, dass du das vorgestellt hast. Ich freue mich auf unsere Kooperation.

Tobias: Ich auch.

Roy: Ich hoffe für euch, dass ihr das reichlich nutzt. Vielleicht erklärst du noch einmal die einfache Anmeldung. Man kann beim Betreuercockpit 14 Tage einfach hineinschauen und sagen, gefällt mir das oder gefällt mir das nicht, und die Zahlen selbst testen. Im Kern ist das Testen das eine, wichtig ist dann aber, mit den richtigen Zahlen zu arbeiten, gerade im ersten und zweiten Jahr. Ich kann mir vorstellen, dass man, wenn man erst einmal den Rückhalt hat und weiß, wie es in etwa funktioniert, und die Sachen einfach nur hineinladen kann, ein super Tool zum Überprüfen der eigenen Zahlen hat. Man ist dem Finanzamt einen Schritt voraus. Das Finanzamt ist wirklich ein Spieler in diesem Ganzen, die machen keinen Spaß, das muss man einfach so sagen. Auch die Sozialversicherungsbeiträge werden berechnet, sodass man auf der sicheren Seite ist. Das sind die beiden Player, die böse werden können, wenn man da nicht richtig liegt.

Tobias: Ja, absolut, kann ich auch nur empfehlen. Man kann lieber Schulden bei der Mafia haben, glaube ich.

Roy: Es kommt auf das Finanzamt an, das für einen zuständig ist, aber ich würde das in Teilen auch unterschreiben. Jetzt hören wir aber auf mit dem Finanzamt, es ist ja auch für einen guten Zweck, hätte ich fast gesagt.

Tobias: Absolut. Eine Frage war noch, wie man da herankommt. Der Zugang erfolgt entweder über den Campus von Roy. Dort findet ihr einen entsprechenden Eintrag mit einem Link, über den ihr euch beim Betreuercockpit anmeldet. Ihr bekommt automatisch einen Code zugewiesen, mit dem ihr im Checkout vergünstigt einkaufen könnt und die Konditionen erhaltet, die Roy gerade beschrieben hat. Alle, die bei uns Kunden sind, haben Zugriff auf den Partnerbereich, den ihr gerade gesehen habt, und können genauso zu Roy gehen und mit dem Code vergünstigt beziehen. Wer nur in der Testphase ist, hat darauf keinen Zugriff.

Roy: Genau, man kann es einfach einlösen, und dann gibt es die Vergünstigung. Ich danke dir ganz herzlich, Tobias. Wir hören uns noch einmal wieder, denn das andere Tool, das du vorbereitet hast, finde ich auch super spannend. Das schauen wir uns an, das ist nicht so erklärungsintensiv. Allerdings frühstückt man mit dem Tool auch viel ab, aber nicht die bösen Geister, Finanzamt und so. Danke erst einmal dafür.

Tobias: Ich danke auch, dass ich da sein durfte, Roy.

Roy: Auch an alle anderen, die das hören: Wer Tools hat, die er hier vorstellen möchte, kann sich jederzeit an email@betroyt.de wenden. Alles, was euch in der täglichen Arbeit hilft, sollte man verbreiten und zur Verfügung stellen. Nicht jedes Tool ist für jeden geeignet, das ist Tobias klar, und das ist mir auch klar. Aber es wird sicherlich den einen oder anderen geben, der sagt: Genau das habe ich die ganze Zeit gesucht. Jetzt habe ich es. Das ist unser Ziel. Wie gesagt, schnell ausschalten, bei der Startrampe anmelden, falls ihr das noch wolltet. Nächste Woche gibt es eine neue Folge von Lippoth gegen Winter, und in 14 Tagen bin ich wieder alleine da. Bis dahin macht es gut. Tschüss Tobias, bis dann.

Tobias: Danke, ciao.

Roy: Tschüss.

Wirtschaftliche Klarheit: Warum das erste Jahr als Berufsbetreuer so dünn ausfällt

In dieser Folge wird sichtbar, was viele Anfänger erst spüren, wenn es so weit ist: Der Vergütungsanspruch entsteht monatlich, abgerechnet wird nach Ablauf von jeweils drei Monaten, und bis das Geld tatsächlich auf dem Konto ankommt, vergehen noch einmal zwei bis sechs Wochen. Wer mit anderthalb neuen Klienten im Monat startet, erlebt deshalb ein dickes Minus im April und frühestens im August oder September wieder schwarze Zahlen. Tobias Schlepphorst zeigt mit dem Betreuercockpit, wie sich Klientenstamm, Klientenmix, Fluktuation, Neufallquote und Degression auf Anspruch, Abrechnung und Liquidität auswirken und warum die Zahl der Betreuungen allein nichts über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit aussagt. Für Fortgeschrittene zeigt die Folge, wie sich Steuern, Sozialversicherung und Rücklagen planen lassen, damit sich aus dem Gewinn ein verlässliches monatliches Gehalt ableiten lässt. Für dich als Campus-Mitglied bedeutet das: Rechne vor dem Start und vor jeder Entscheidung über Mitarbeiter, Neufälle oder Übernahmen durch, was dein Büro tatsächlich trägt. Die Konditionen für Campus-Mitglieder und Startrampe-Teilnehmer findest du im Shop unter Tools.

Thema:
Wirtschaftliche Planung in der Berufsbetreuung mit dem Betreuercockpit: Simulation des Klientenstamms, Cashflow, Steuern, Sozialversicherung und Rücklagen. Dazu die Vorstellung des neuen Shops im Campus und der Kooperation.

Kernaussage:
Zwischen Vergütungsanspruch, Abrechnung und Zahlungseingang liegt eine Verzögerung von mehreren Monaten. Wer sie nicht einplant, gerät im ersten Jahr in finanzielle Schwierigkeiten. Wirtschaftliche Klarheit schafft Freiraum für gute Betreuung.

Praxis Tipps:

• Rechne vor dem Start einen Cashflow über mindestens drei Jahre, inklusive Startkapital und realistischer Zahlungsfrist der Gerichte (zwei bis sechs Wochen).
• Orientiere dich beim Aufbau an maximal anderthalb Neubetreuungen pro Monat und etwa 40 bis 50 Klienten bei Einzelbetreuung ohne Mitarbeiter.
• Achte auf den Jahreswert je geführter Akte und auf einen hohen Anteil neuer Fälle (Richtwert im Gespräch: 70 Prozent), weil Übernahmen in der Regel weniger bringen.
• Unterscheide Vergütungsanspruch, Betriebseinnahme (Zuflussprinzip) und Gewinn, und plane Rücklagen für Einkommensteuer und Sozialversicherung ein.
• Kalkuliere vor der Einstellung von Mitarbeitern die Kosten und die Auswirkungen auf Steuer und Liquidität durch.
• Prüfe einmal pro Woche kurz Kontostand, Rücklagen und anstehende Nachzahlungen.

Weiterführend:

• Campus (kostenlose Anmeldung, Shop unter Tools): cp.betroyt.de
• Startrampe, nächster Start ab 04.01.: startrampe.betroyt.de
• betroyt Podcast: betroyt.de/podcast
• Betreuercockpit: Zugang und Rabattcode über den Shop im Campus (Bereich Tools)
• Tools vorschlagen oder Fragen: email@betroyt.de

Hinweis:
Diese Folge enthält Werbung für das Betreuercockpit im Rahmen einer Kooperation.