Folge 222 Fragebogen - Dein Tool für ein strukturiertes Erstgespräch

Warum der Erstfragebogen so oft nachgefragt wird
Ja, eine neue Woche und ich bin wieder da – für dich, für euch, im betroyt – Podcast für rechtliche Betreuer. Und diese Woche habe ich eine Folge mitgebracht, auf die mindestens 400 Millionen Leute gewartet haben – na gut, vielleicht ein bisschen übertrieben, aber wenn es eine Frage gibt, die in den letzten viereinhalb Jahren am häufigsten gestellt wurde, dann war es: „Kannst du mir bitte mal deinen Erstfragebogen zur Verfügung stellen?“
Heute ist es soweit: Der Fragebogen ist da. Er steht auf dem Campus in der Betreuerwerkstatt zum Download bereit – brandaktuell, 21 Seiten stark. Wer noch nicht auf dem Campus ist: Einfach unter ca.betroyt.de anmelden. Wer lieber auf anderem Weg an den Fragebogen kommen will, kann mich gern direkt kontaktieren – via Instagram bei betroyt Podcast oder betroyt Wissen oder per E-Mail an info@betroyt.de. Neben dem Formular gibt’s auf dem Campus viele weitere Informationen – und was mich persönlich besonders freut: Der Austausch dort funktioniert großartig. Ihr helft euch gegenseitig, beantwortet Fragen – vor allem für Neueinsteiger eine riesige Unterstützung.

Wozu ein strukturierter Erstkontakt wichtig ist
Warum braucht man überhaupt einen solchen Fragebogen? Ganz einfach: Am Anfang jeder Betreuung steht eine riesige Informationsflut. Du kommst kaum hinterher – und wenn du die Daten nicht strukturiert sammelst, vergisst du garantiert etwas. Der Fragebogen hilft, gezielt zu filtern: Was ist jetzt wirklich wichtig? Wo muss ich sofort handeln? Und das hat noch einen weiteren Effekt: Du wirkst vorbereitet, strukturiert – ein klarer Pluspunkt im ersten Kontakt mit dem Betreuten. Wichtig ist aber: Der Fragebogen sollte nicht wie ein reiner Katalog abgearbeitet werden. Nutze ihn als Gesprächsleitfaden. Sag dem Betreuten, dass du ein paar Dinge besprechen und notwendige Dokumente einsammeln musst – zum Beispiel Personalausweis oder Gesundheitskarte. Zum Scannen nutze ich Adobe Scan – das ist kein Werbeblock, aber ich kann es wirklich empfehlen. Alternativ gibt es PDF24, ein gutes kostenloses Tool. Wenn ihr selbst Programme nutzt, die sich bewährt haben – gerne Bescheid sagen, dann teile ich das weiter.

Welche Inhalte der Fragebogen abdeckt
Der Fragebogen deckt eine ganze Reihe zentraler Themen ab. Es beginnt mit allgemeinen Daten, geht weiter mit dem persönlichen Umfeld: Wohnsituation, Mietverhältnis, Heim, betreutes Wohnen oder Immobilieneigentum. Danach folgt die Vermögenssorge – wo gibt es Konten, Schulden, Gläubiger? Gerade beim Thema Schulden lohnt es sich, gleich zu Beginn nachzufragen – auch wenn man später oft selbst wie ein Trüffelschwein auf Spurensuche gehen muss. Ein weiterer wichtiger Punkt: Bezugspersonen. Wer soll informiert werden, wenn etwas passiert? Wer kann helfen, wenn man jemanden nicht erreicht? Diese Kontakte können entscheidend sein. Ich nutze das Tool Butler, um Informationen zu übertragen. Und: Der Erstfragebogen kommt bei uns in die Handakte. Papierform – ja, wirklich. Wenn alles abstürzt, habe ich wenigstens ein paar wichtige Informationen greifbar. Auch für den Fall eines Betreuerwechsels oder für den Nachlass ist das Gold wert.

So führst du das Gespräch effizient und empathisch
Bitte nutze den Fragebogen nicht als reinen Fragenkatalog. Es geht um ein Gespräch – idealerweise nimmst du dir dafür eine Stunde Zeit. Wenn du den Bogen intelligent nutzt, entsteht ein Gespräch, bei dem du schnell erkennst, wo Hilfebedarfe bestehen. Die Informationen kannst du auch mit Angehörigen, dem Heim oder dem Vorbetreuer durchgehen. Nutze den Bogen als Strukturhilfe, um bestehende Informationen abzugleichen und fehlende zu ergänzen. Im Anhang (Punkt F) findest du eine Unterlagenliste – hier kannst du abhaken, was du bereits erhalten hast, z. B. Kopien von Ausweisen oder Versicherungen. Besonders im Team ist das hilfreich. Auch wenn ich viel delegiere: Diesen Fragebogen fülle ich in der Regel selbst aus – oder ich schaue ihn mir zumindest sofort an, wenn ihn eine Mitarbeitende ausgefüllt hat.

Flexibel nutzbar – analog oder digital
Der Fragebogen liegt als Word- und PDF-Version vor. Ich nutze ihn z. B. auf meinem Remarkable, fülle ihn mit dem Stift aus und versende ihn anschließend direkt. Alternativ kann man ihn natürlich auch ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Diese Flexibilität hat sich bewährt. Ich hoffe, der Bogen bringt euch in eurer Arbeit weiter. Wenn euch etwas fehlt, gebt mir gern Rückmeldung – ich erweitere ihn bei Bedarf. Der Bogen wird auf dem Campus regelmäßig aktualisiert. Und zum Schluss: Nicht vergessen – ab September startet wieder die Startrampe. Schaut euch unter startrampe.betroyt.de das Mentoringprogramm für Berufsbetreuer an. Es lohnt sich – gerade, wenn du am Anfang stehst. Wenn du Fragen hast, schreib mir einfach. Das war’s von mir. Die Folge ist vom 25. Juni 2025 – das ist auch der Stand des aktuellen Fragebogens. Rutscht gut in den Juli – macht’s gut. Tschüss!