Folge 253 Q&A - Vergütung und sensible Daten bei Drittanbietern

Schön, dass du wieder dabei bist und dir Zeit nimmst, in den betroyt Podcast reinzuhören. Heute gibt es eine Aufzeichnung aus dem Campus+. Dort gibt es jeden Monat einen Q&A Termin, in dem Mitglieder Fragen stellen können. Normalerweise findet das als Videoformat statt. In diesem Monat musste der Termin aufgrund eines Fehlers verschoben werden. Dadurch sind einige Fragen nicht beantwortet worden. Da ich zugesagt hatte, jede gestellte Frage zu beantworten, habe ich diese Fragen im Nachgang in einem zusätzlichen Audioformat aufgegriffen. Inhaltlich fand ich die Antworten nicht nur für die Mitglieder von Campus+ relevant, sondern auch für alle Hörerinnen und Hörer des Podcasts. Deshalb gebe ich dir diesen Ausschnitt hier mit. Es geht im Kern um zwei Themen. Das erste Thema betrifft die Datenschutzgrundverordnung und Eigentumsrechte an Unterlagen, die Betreute dem Betreuer geben oder die der Betreuer aus der Wohnung oder dem Besitz des Betreuten erhält. Das zweite Thema betrifft die Vergütung bei vermögenden Betreuten nach deren Tod und die Frage, wie der Betreuer an seine Vergütung gelangt, wenn die Erbfolge noch nicht geklärt ist. Genau deshalb passt dieser Ausschnitt gut in den Podcast. Ergänzend möchte ich auf den Campus hinweisen. Du kannst kostenfrei dem Campus beitreten. Campus+ findest du unter cp.betroyt.de. Dort gibt es jeden Monat einen Minikurs, eine Q&A Aufzeichnung und eine zusätzliche Podcastfolge mit wichtigen gerichtlichen Entscheidungen. In diesem Monat geht es im Minikurs um die Frage, was passiert, wenn der Betreute stirbt. Dieses Thema ist aktuell sehr praxisrelevant. Jetzt geht es los mit den Fragen aus der Q&A Veranstaltung im 05. Hallo liebe Mitglieder von Campus+. Diesmal gibt es eine etwas ungewöhnlichere Form der Q&A. Es ist ein Nachtrag zur letzten Veranstaltung. Dort lief einiges durcheinander, weil der Termin verschoben werden musste. Außerdem sind einige Fragen auch beim Ersatztermin nicht beantwortet worden. Diese Fragen sollen nicht untergehen. Deshalb beantworte ich sie jetzt in diesem zusätzlichen Audioformat. Es sind drei Fragen offen geblieben. Wir beginnen mit einer Frage aus dem Q&A Forum. Es geht um die Vergütung nach dem Tod einer Klientin beziehungsweise eines Klienten. Die Frage lautete sinngemäß: Für einen am 29.10.2025 verstorbenen vermögenden Klienten wurde am 18.10. der reguläre quartalsmäßige Vergütungsantrag gestellt. Dieser Antrag wurde bis zum Tod des Klienten nicht bearbeitet. Nach Kenntnis vom Tod wurde ein weiterer Antrag für die Zeit vom 19.10. bis zum 29.10. gestellt. Am 17.11. wurde nach dem Feststellungsbeschluss gefragt. Daraufhin wurde mitgeteilt, dass eine formelle Festsetzung der ausstehenden Vergütung aus dem Nachlass voraussetzen würde, dass die Erbfolge durch Erbschein oder Testament mit Eröffnungsprotokoll nachgewiesen sei. Einen Erbschein habe ich für seine Ehefrau beantragt, für die ich ebenfalls die Betreuung führe. Es gibt nur die Ehefrau und einen Sohn als Erben, ein Testament gibt es nicht. Der Antrag auf Erbschein wurde bisher nicht bearbeitet, weil das Amtsgericht den vom Nachlassgericht geforderten Aufgabenbereich Nachlassangelegenheiten trotz Antrag vom 21.01. noch nicht eingerichtet hat. In einem anderen Fall wurde auf den Beschluss des Landgerichts Kassel vom 26.11.2014, Aktenzeichen 3 T 459/14, FamRZ 2015, 1317, verwiesen. Danach könne dem Betreuer nicht zugemutet werden, abzuwarten, bis geklärt ist, ob und in welchem Umfang der Nachlass ausreicht, um die Vergütung zu bezahlen. Deshalb müsse zunächst die Staatskasse in Vorleistung treten. Außerdem entspricht es allgemeiner Meinung, dass der Staat für die Vergütung des von ihm eingesetzten berufsmäßigen Betreuers zu sorgen hat. Auch nach einer Entscheidung des Bayerischen Oberlandesgerichts kommt die Einstandspflicht des Staates dann zum Tragen, wenn der Betroffene beziehungsweise der Nachlass nicht in der Lage ist, die Vergütung des Betreuers zeitnah zu bezahlen. Daraus ergaben sich zwei Fragen. Erstens: Besteht wenigstens ein Anspruch auf Zahlung der Vergütung, die bereits vor dem Tod des Klienten beantragt wurde? Zweitens: Kann auch hier auf die Entscheidung des Landgerichts Kassel verwiesen werden? Die erste Frage ist in der Praxis immer wieder schwierig. Wenn ein Betreuter verstirbt und der Vergütungsantrag noch nicht beschieden ist, entsteht regelmäßig das Problem, dass der Betreuer die Vergütung nicht mehr ohne Weiteres aus dem Vermögen des Betroffenen erhält. Mein praktischer Hinweis ist an dieser Stelle, dass man die Barkasse so führen sollte, dass absehbare Vergütungsansprüche möglichst gedeckt werden können. Das ist ein sensibler Bereich. Die Barkasse darf nicht mit dem Argument gefüllt werden, dass später die eigene Vergütung entnommen werden soll. Wenn es aber sachliche Gründe für eine ausreichend geführte Barkasse gibt, kann eine Verrechnung in Betracht kommen. Das wird in der Praxis von manchen Kolleginnen und Kollegen so gehandhabt. Zur eigentlichen Frage: Auch die Vergütung, die bereits vor dem Tod beantragt wurde, muss nach dem Tod grundsätzlich gegenüber den Erben beziehungsweise aus dem Nachlass geltend gemacht werden. Das Versäumnis des Gerichts, den Antrag vor dem Tod zu bescheiden, wirkt sich praktisch zulasten des Betreuers aus. Das Gericht kann nach dem Tod nicht mehr gegen den Betroffenen festsetzen, sondern es geht um eine Festsetzung gegen die Erben beziehungsweise um eine Befriedigung aus dem Nachlass. Selbst wenn man theoretisch eine Festsetzung gegen den verstorbenen Betroffenen annähme, müsste der Betreuer sich anschließend ebenfalls an die Erben halten. Dadurch wäre er praktisch nicht besser gestellt. Deshalb müssen beide Vergütungszeiträume im Rahmen der Nachlassabwicklung behandelt werden. Eine vorab gesicherte Auszahlung nur deshalb, weil der Antrag vor dem Tod gestellt wurde, sehe ich nicht. Damit stellt sich die zweite Frage, ob auf die Entscheidung des Landgerichts Kassel verwiesen werden kann. Das ist aus meiner Sicht möglich und sinnvoll. Genau diesen Weg empfehle ich regelmäßig. Man sollte prüfen, wie lange man bereits auf die Klärung wartet. Dem Betreuer kann nicht zugemutet werden, unbegrenzt zuzuwarten. Der Staat hat die Möglichkeit, später Regress zu nehmen und die verauslagte Vergütung aus dem Nachlass zurückzufordern. Das wird von den zuständigen Stellen nicht immer aktiv verfolgt, ändert aber nichts an der rechtlichen Möglichkeit. Entscheidend ist der Zeitraum des Zuwartens. Aus meiner Sicht kann man nach etwa 6 Monaten, wenn sich nichts bewegt und die Erbfolge noch nicht geklärt ist, das Gericht auffordern, die Vergütung zunächst aus der Staatskasse festzusetzen. Wenn das Gericht mitteilt, dass der Erbschein in wenigen Wochen erteilt werde, wird man diesen kurzen Zeitraum noch abwarten müssen. Wenn aber gar nichts geschieht oder die Erbfolge weiterhin ungeklärt bleibt, kann man unter Hinweis auf das Landgericht Kassel die Festsetzung gegenüber der Staatskasse verlangen. Das war der erste Fall. Die zweite Anfrage betrifft das Datenschutzrecht und das Eigentum an Unterlagen. Ein rechtlicher Betreuer erhält üblicherweise Schriftstücke, die an die betreute Person gerichtet sind. Es stellt sich die Frage, ob diese Unterlagen rechtlich im Eigentum der betreuten Person stehen und ob der Betreuer dieses Eigentum verletzt, wenn er gewöhnliche Korrespondenz, also keine wichtigen Dokumente wie Urkunden, Ausweise oder Bescheide, einscannt und anschließend vernichtet. Gefragt wurde also, ob die Vernichtung der Originale als pflichtwidrige Eigentumsbeeinträchtigung zu bewerten wäre. Man muss zunächst unterscheiden, welche Schriftstücke gemeint sind. Wenn es sich um Unterlagen handelt, die aus der Wohnung oder aus dem Besitz des Betreuten stammen und ihm zuzuordnen sind, stehen diese Unterlagen grundsätzlich im Eigentum des Betroffenen. Er hat dann einen Anspruch darauf, diese Sachen zurückzubekommen. Praktisch bedeutet das: Wenn der Betreuer solche Unterlagen einscannt, müsste er sie grundsätzlich wieder zurückgeben oder in der Handakte verwahren, bis sie zurückgegeben werden können. Eine Vernichtung wäre eine Eigentumsbeeinträchtigung. Dabei muss zwischen Eigentum und Besitz unterschieden werden. Besitz bedeutet die tatsächliche Sachherrschaft über eine Sache. Wenn ich ein Blatt Papier vor mir liegen habe, habe ich es im Besitz, weil ich tatsächlich darüber verfüge. Eigentum bedeutet dagegen die rechtliche Zuordnung der Sache. Das Papier kann jemand anderem gehören, obwohl es sich gerade bei mir befindet. Der Besitz kann also wechseln, ohne dass das Eigentum übergeht. Solange keine Eigentumsaufgabe vorliegt, bleibt das Eigentum beim Betroffenen. Deshalb ist der Hinweis wichtig und rechtlich zutreffend: Unterlagen, die aus dem Eigentum des Betroffenen stammen, dürfen nicht einfach vernichtet werden. Praktisch kann man so vorgehen, dass man die Unterlagen nach dem Einscannen wieder dorthin zurückgibt, wo man sie erhalten hat, oder sie in der Handakte verwahrt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sich bestätigen zu lassen, dass bestimmte Unterlagen nach pflichtgemäßem Ermessen des Betreuers behandelt und gegebenenfalls vernichtet werden dürfen. Dabei muss man aber vorsichtig sein, weil auch Erben später Herausgabe verlangen können, wenn sie in die Eigentümerstellung des Betroffenen eintreten. Deshalb sollte man gerade bei Unterlagen aus der Wohnung oder dem Besitz des Betroffenen sehr zurückhaltend sein. Das einfache Wegwerfen empfehle ich nicht. Die sichere Lösung ist Rückgabe oder Aufbewahrung. Auf die konkrete Frage lautet die Antwort daher: Ja, die Vernichtung der Originale kann eine Eigentumsbeeinträchtigung sein. Ob daraus ein Schadensersatzanspruch entsteht, hängt davon ab, ob ein konkreter Schaden nachgewiesen werden kann. Bei gewöhnlicher Post kann der Schaden in vielen Fällen überschaubar sein. Trotzdem ist die Vernichtung rechtlich nicht unproblematisch. Davon zu unterscheiden sind Unterlagen, die unmittelbar an den Betreuer gesendet werden, damit er seine Aufgabe erfüllen kann. Solche Unterlagen stehen nicht ohne Weiteres im Eigentum des Betroffenen. Wenn die Post direkt an den Betreuer gerichtet ist und dieser die Unterlagen im Rahmen seiner eigenen Büroorganisation erhält, kann er damit grundsätzlich nach seinen organisatorischen Vorgaben umgehen. Natürlich bleibt der Datenschutz zu beachten. Eigentumsrechtlich ist das aber anders zu bewerten als bei Unterlagen, die aus dem Besitz des Betroffenen stammen. Die zweite datenschutzrechtliche Frage betrifft cloudbasierte Softwarelösungen für rechtliche Betreuer, etwa Butler, Caredo oder Logo Betreuung. Bei der Nutzung solcher Systeme können sehr sensible Daten gespeichert und in der Cloud verarbeitet werden, insbesondere Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Gefragt wurde, welche rechtlichen Folgen eintreten, wenn ein Provider gehackt wird und Daten betreuter Personen in unbefugte Hände gelangen. Außerdem wurde gefragt, ob in einem solchen Fall der rechtliche Betreuer oder der Softwareanbieter haftet und ob die gesetzlich vorgeschriebene Haftpflichtversicherung des Betreuers solche Schäden abdeckt. Zunächst muss jeder Betreuer selbst prüfen, welchen Umfang seine Haftpflichtversicherung hat. Das lässt sich nicht abstrakt für jede Versicherung beantworten. Man muss die Versicherungsbedingungen prüfen und im Zweifel bei der Versicherung nachfragen. Inhaltlich gilt: Jede Softwarelösung, die in der Betreuungsarbeit eingesetzt wird, muss die Datenschutzgrundverordnung einhalten. Anderenfalls entstehen erhebliche Haftungsrisiken. Die Tätigkeit des Betreuers besteht darin, Angelegenheiten des Betroffenen zu bearbeiten. Früher war der Grundfall die Bearbeitung per Papierakte und Post. Durch die Digitalisierung hat sich das erheblich verändert. Wenn der Betreuer mit personenbezogenen Daten arbeitet oder diese verarbeitet, ist zu prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage diese Verarbeitung erfolgt. Grundsätzlich müsste mit dem Betroffenen besprochen werden, dass seine Daten in einem System gespeichert und verarbeitet werden. Teilweise wird auch eine Datenschutzerklärung oder Einwilligung relevant. Besonders deutlich wird das bei KI Anwendungen. Wenn ich personenbezogene Daten eines Betroffenen in ein KI System hochlade, habe ich regelmäßig ein Datenschutzproblem, wenn hierfür keine tragfähige Rechtsgrundlage oder Einwilligung besteht. Gleichzeitig gibt es in der täglichen Betreuungsarbeit einen Bereich, in dem man vertreten kann, dass unterstützende Software zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung eingesetzt werden darf. Der Betreuer muss seine staatlich übertragene Aufgabe praktisch erfüllen können. In diesem Rahmen kann die Verarbeitung in einem geeigneten Programm zulässig sein. Es gibt aber auch Gegenargumente. Man kann vertreten, dass jede zusätzliche Verarbeitung, die über den klassischen Grundfall hinausgeht, mit dem Betroffenen besprochen werden muss und eine Einwilligung erfordert. Entscheidend für die Frage eines Hacks ist, ob der eingesetzte Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Wenn ein datenschutzkonformer Softwareanbieter gehackt wird, haftet im Kern zunächst der Anbieter für seine eigenen Pflichtverletzungen. Maßgeblich ist dann, wie der Hack geschehen konnte, welche Sicherheitsmaßnahmen bestanden, welche vertraglichen Regelungen gelten und ob der Anbieter seine Pflichten eingehalten hat. Man muss in die Vertragsbedingungen und Auftragsverarbeitungsverträge schauen. Die Daten müssen geschützt werden. Wenn sie nicht ausreichend geschützt waren, stellt sich die Haftungsfrage beim Anbieter. Gleichzeitig kann es Konstellationen geben, in denen Ansprüche zunächst gegen den Betreuer geltend gemacht werden, weil er die Daten dort eingetragen hat. Dann kommt ein Rückgriff gegen den Anbieter in Betracht, wenn der Betreuer sich auf dessen ordnungsgemäße Datenverarbeitung verlassen durfte. Anders ist es, wenn Daten in Systeme eingegeben werden, die nicht datenschutzkonform eingesetzt werden oder bei denen der Betreuer den datenschutzrechtlichen Rahmen verlässt. Gerade im KI Bereich muss man besonders vorsichtig sein. Wenn Daten in ein System hochgeladen werden, ohne dass die Nutzung datenschutzrechtlich abgesichert ist, kann der Betreuer selbst in die Haftung geraten. Dann ist ein Rückgriff gegen den Anbieter deutlich schwieriger. Deshalb lautet die praktische Empfehlung: Nutzt Programme, die sich nachvollziehbar an die DSGVO halten. Dann ist die Verarbeitung in der Cloud nicht automatisch problematisch. Entscheidend ist die datenschutzrechtliche Absicherung. Wer besonders sicher vorgehen will, sollte die Nutzung bestimmter Software oder KI Anwendungen in seine Datenschutzinformationen aufnehmen und sich die entsprechende Einwilligung beziehungsweise Erlaubnis holen, soweit dies erforderlich ist. Das kann bereits dann relevant werden, wenn man Akteninhalte in ein digitales System lädt, um eine Übersicht zu erstellen oder Schreiben chronologisch zu strukturieren. Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht man eine tragfähige Grundlage. Das waren die offenen Fragen aus dem Campus+. Ich hoffe, dass einige Punkte für deine Praxis hilfreich waren. In der nächsten Folge werde ich mich mit KI beschäftigen. Ich werde darüber sprechen, welche KI Werkzeuge ich nutze, welche ich ausprobiert und wieder verworfen habe und warum ich bestimmte Programme nicht mehr nutze. Alles ist ungesponsert. Ich bekomme dafür kein Geld. Ich halte KI aber für ein wichtiges Thema in der Betreuungsarbeit. Wenn du KI bereits nutzt oder ausprobiert hast, kannst du mir gerne schreiben, wie du damit arbeitest, welche Erfahrungen du gemacht hast, ob es dir Zeit spart oder ob du es für nicht praktikabel hältst. Du kannst das auch anonym mitteilen. Wenn du nicht genannt werden möchtest, schreibe das einfach dazu. Mich interessiert, an welchen Stellen KI für dich funktioniert und an welchen Stellen du gescheitert bist. Dann kann ich darauf eingehen und mögliche Hürden besprechen. Für mich ist KI bereits eine deutliche Arbeitserleichterung. Das war es für diese Folge. Wir hören uns beim nächsten Mal wieder. Eine gute Zeit. Bis dahin.

Vergütung, Unterlagen und Datenschutz sicher einordnen

Diese Folge zeigt, dass rechtliche Betreuung nicht nur aus Anträgen, Gesprächen und Behördenkommunikation besteht, sondern auch aus präziser Risikosteuerung im Hintergrund. Besonders deutlich wird dies bei der Vergütung nach dem Tod eines Betreuten. Ist der Betreute vermögend, aber die Erbfolge noch ungeklärt, kann der Betreuer praktisch in eine schwierige Lage geraten. Auch bereits vor dem Tod gestellte Vergütungsanträge führen nicht automatisch dazu, dass die Vergütung ohne Nachlassklärung ausgezahlt wird. Entscheidend ist dann, ob und wann eine Inanspruchnahme der Staatskasse in Betracht kommt. Die Folge macht deutlich, dass ein dauerhaftes Zuwarten nicht grenzenlos verlangt werden kann und dass nach längerer Untätigkeit des Nachlassverfahrens eine klare gerichtliche Klärung verlangt werden sollte. Ebenso wichtig ist der Umgang mit Unterlagen. Originale, die aus dem Besitz des Betreuten stammen, sind nicht einfach Aktenmaterial des Betreuers. Sie können weiterhin im Eigentum des Betroffenen stehen und müssen deshalb entweder zurückgegeben oder sorgfältig aufbewahrt werden. Das Einscannen ersetzt nicht automatisch die rechtliche Berechtigung zur Vernichtung. Im Bereich der Digitalisierung wird zusätzlich deutlich, dass Betreuer bei Softwarelösungen, Cloudsystemen und KI Anwendungen nicht nur auf Zweckmäßigkeit achten dürfen. Entscheidend ist, ob die Datenverarbeitung datenschutzrechtlich abgesichert ist, ob sensible Daten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind und ob der eingesetzte Anbieter die Anforderungen der DSGVO einhält. Für die Praxis bedeutet das: Betreuer brauchen klare Abläufe für Vergütung, Aktenführung, Originalunterlagen und digitale Datenverarbeitung. Wer hier sauber arbeitet, reduziert Haftungsrisiken und schafft zugleich eine belastbare Grundlage für die tägliche Betreuungsarbeit.

• Thema

Vergütung rechtlicher Betreuer nach dem Tod des Betreuten, Umgang mit Originalunterlagen, Eigentum an Schriftstücken, Datenschutz bei Betreuungssoftware und Haftungsfragen bei cloudbasierter Datenverarbeitung.

• Rechtsgrundlagen

§§ 1814 ff. BGB zur rechtlichen Betreuung, § 1877 BGB zur Herausgabe und Vermögensverwaltung im Betreuungsverhältnis, Art. 5 DSGVO zu den Grundsätzen der Verarbeitung personenbezogener Daten, Art. 6 DSGVO zu den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, Art. 9 DSGVO zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Art. 28 DSGVO zur Auftragsverarbeitung, §§ 903, 985, 823 BGB zu Eigentum, Herausgabe und Schadensersatz, Vergütungsrecht nach VBVG, Beschluss des Landgerichts Kassel vom 26.11.2014, Aktenzeichen 3 T 459/14, FamRZ 2015, 1317.

• Kernaussage

Offene Vergütungsansprüche nach dem Tod eines Betreuten müssen grundsätzlich gegenüber den Erben beziehungsweise aus dem Nachlass verfolgt werden. Wenn die Erbfolge längere Zeit ungeklärt bleibt, kann eine Vorleistung der Staatskasse in Betracht kommen. Originalunterlagen aus dem Besitz des Betreuten dürfen nicht ohne Weiteres vernichtet werden, auch wenn sie eingescannt wurden. Bei digitaler Betreuungssoftware und Cloudlösungen muss der Betreuer prüfen, ob die Verarbeitung personenbezogener und sensibler Daten datenschutzrechtlich abgesichert ist.

• Praxis Tipps

o Prüfe bei verstorbenen vermögenden Betreuten frühzeitig, ob die Vergütung noch aus dem Vermögen entnommen werden kann oder ob eine Geltendmachung gegenüber dem Nachlass erforderlich wird.

o Wenn die Erbfolge über längere Zeit ungeklärt bleibt, sollte das Gericht nach angemessener Wartezeit unter Hinweis auf die Rechtsprechung zur Vorleistung der Staatskasse zur Entscheidung aufgefordert werden.

o Originalunterlagen aus der Wohnung oder dem Besitz des Betreuten sollten nach dem Einscannen nicht vernichtet, sondern zurückgegeben oder in der Handakte verwahrt werden.

o Unterscheide konsequent zwischen Unterlagen, die dem Betreuten gehören, und Unterlagen, die direkt an dich als Betreuer übersandt werden.

o Nutze Betreuungssoftware nur, wenn der Anbieter die Anforderungen der DSGVO nachvollziehbar erfüllt und eine saubere datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

o Bei KI Anwendungen und Cloudsystemen ist besondere Vorsicht geboten, wenn sensible Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet oder hochgeladen werden.

• Weiterführend

o betroyt campus plus: cp.betroyt.de

o Mentorenprogramm Startrampe: startrampe.betroyt.de

o Podcast Archiv: betroyt.de/podcast