Folge 262 Einblicke - Wie Rechtspfleger wirklich arbeiten

Roy Lippoth begrüßt in dieser Folge des betroyt Podcasts einen ungewöhnlichen Gast: keinen Kollegen aus der Anwaltschaft, sondern einen Rechtspfleger. Jörg Felix ist vielen Betreuern kein Unbekannter, denn er hat den Vergütungskompass aus dem Hause Rikossa Huwiler verantwortet, von dem demnächst eine zweite Auflage erscheint, und er schreibt regelmäßig in einschlägiger Fachliteratur mit, unter anderem im Toussaint (Beck Verlag), im beck-online Kostenrecht, im Bienenbeit sowie demnächst im Staudinger. Seinen beruflichen Weg beschreibt er selbst als untypisch für einen Rechtspfleger: 2008 begann er sein Studium, 2011 schloss er es ab und durchlief anschließend verschiedene Dezernate am Amtsgericht Wennigsen (südwestlich von Hannover, Landgerichtsbezirk Hannover), darunter Betreuung, Familie und Nachlass. Von 2013 bis 2017 arbeitete er als sogenannter „Bezi“ in der Bezirksrevision, anschließend im niedersächsischen Justizministerium, danach am Amtsgericht Hannover, wo er aufgrund der dortigen Verfahrenszahlen (im Schnitt rund 13.000 laufende Betreuungsverfahren am gesamten Amtsgericht) über Jahre ausschließlich Betreuungssachen bearbeitete. Es folgte eine knapp dreijährige Gastprofessur für Familien- und Betreuungsrecht an der HWR Berlin, bevor er in die Praxis zurückkehrte. Das Betreuungsrecht, sagt er, habe ihn nie wirklich losgelassen und sei sein liebstes Rechtsgebiet.

Zum Einstieg erklärt Jörg Felix, was ein Rechtspfleger überhaupt tut. Rechtspfleger übernehmen zahlreiche Zuständigkeiten, die klassisch den Richtern zugeordnet würden, und decken dabei häufig mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig ab: im Betreuungsrecht alles außer Anordnung, Aufhebung und Einschränkung von Aufgabenkreis oder Betreuung selbst sowie außer Unterbringungs- und Freiheitsentziehungssachen, die weiterhin dem Richter vorbehalten sind. Dazu gehören die laufende Aufsicht, Genehmigungsentscheidungen und die Vergütungsfestsetzung. Im Nachlassrecht sind Rechtspfleger je nach Bundesland teilweise vollständig zuständig, in Niedersachsen etwa für die Erbscheine in beiden Erbfolgearten, wobei der Richter nur bei Widerspruch eingeschaltet wird. Hinzu kommen Vollstreckungsverfahren, Zwangsversteigerungen und das Grundbuchwesen, die komplett in der Hand der Rechtspfleger liegen. Mit der Reform 2023 ist beispielsweise die Zuständigkeit für die Ergänzungsbetreuung wieder vollständig zu den Rechtspflegern zurückgekehrt; zuvor musste dafür stets der Vertretungsausschluss dem Richter dargelegt werden. Auch bestimmte Betreuerwechsel innerhalb eines Vereins fallen in der Regel in die Rechtspflegerzuständigkeit, was viele Richter selbst nicht wüssten. Verloren hat die Rechtspflegerschaft dagegen die Zuständigkeit für Kontrollbetreuungen, die wieder beim Richter liegt, was Jörg Felix angesichts der oft hochstrittigen familiären Konstellationen in diesen Verfahren nachvollziehen kann.

Auf die Frage nach der Zahl seiner Verfahren erklärt Jörg Felix, dass ein volles Betreuungsdezernat je nach Amtsgericht etwa 1.200 bis 1.300 Verfahren umfassen kann; in der Regel wird ein Dezernat aber mit 200 bis 500 Betreuungsverfahren geführt und mit anderen Rechtsgebieten wie Nachlass, Grundbuch oder Zivilsachen aufgefüllt. In seinem eigenen Reindezernat am Amtsgericht Hannover hatte er im Schnitt rund 1.200 Verfahren in der Aufsicht.

Zum Verhältnis zwischen Rechtspfleger und Betreuer stellt Jörg Felix klar, dass er dieses ausdrücklich nicht hierarchisch versteht. Beide verfolgten dasselbe Ziel, nur mit unterschiedlichem Fokus: Der Betreuer übernehme die rechtliche Vertretung, das Gericht den Beratungs- und Aufsichtsauftrag. Der Betreuer arbeite dabei weiterhin selbstständig und eigenverantwortlich, während er selbst im Rahmen seiner Möglichkeiten beratend zur Seite stehe. Gerade das Betreuungsrecht biete viele Lösungswege, die sich aber nur im gemeinsamen Gespräch individuell finden ließen, statt schematisch nach Schema F vorzugehen.

Angesprochen auf den oft schroffen, formellen Ton gerichtlicher Schreiben bestätigt Jörg Felix, dass dieser Eindruck bei Betreuern flächendeckend verbreitet sei. Er selbst kennt diese knappen, unpersönlichen Schreiben ohne Anrede, die lediglich auf frühere Verfügungen Bezug nehmen, ohne deren Inhalt zu wiederholen. Woher dieser Stil kommt, kann er nicht abschließend sagen, vermutet aber eine bewusste Entscheidung zur Neutralität, die sich in unpersönlicher Sprache niederschlägt. Er selbst verfolgt einen anderen Ansatz: formell, aber wertschätzender und freundlicher, und er fügt Schreiben, auf die er Bezug nimmt, in der Regel gleich noch einmal bei, weil das dank elektronischer Akte ohnehin kaum Aufwand bedeutet und dem Betreuer das Nachschlagen erspart.

Am meisten ärgert ihn in der Kommunikation, wenn sich ein Betreuer „tot stellt“, also gar nicht mehr reagiert. Er selbst sei gut telefonisch erreichbar und habe Verständnis dafür, wenn ein Betreuer kurzfristig überlastet ist, etwa weil mehrere neue Betreuungen gleichzeitig übernommen werden mussten. Ein kurzer Anruf mit dieser Information würde ihm bereits reichen. Er wisse aus eigener Seminartätigkeit, die er für beide Seiten, also Gerichte und Betreuer, anbietet (unter anderem Module zum Sachkundenachweis), dass am Anfang einer Betreuung naturgemäß der Kontakt zum Klienten im Vordergrund stehen müsse und Berichtspflichten dann zurückstehen. Wer seine Berichtspflicht zu jedem Zeitpunkt zu hundert Prozent erfülle, habe entweder zu viele Ressourcen oder eine falsche Prioritätensetzung, ergänzt Roy Lippoth dazu.

Zum Thema Telefonate merkt Jörg Felix an, dass viele Rechtspfleger davor zurückschrecken, obwohl ein Telefonat oft schneller und ergiebiger ist als mehrfacher Schriftverkehr, gerade weil er zu Beginn eines Vorgangs oft nur eine Vermutung über den tatsächlichen Sachverhalt hat und nur der Betreuer weiß, was gerade akut ansteht. Mögliche Gründe für die Zurückhaltung sieht er im Wunsch, Zeit zu sparen, in der Ungewissheit, ob man jemanden überhaupt erreicht, und im Bedürfnis, Vorgänge in der elektronischen Akte schnell abschließen zu können, statt sie offen zu halten.

Auf die Frage, wie er mit erkennbar überlasteten Betreuern umgeht, erklärt Jörg Felix, dass eine echte Überlastung oft erst spät erkennbar wird, und dass er sich für die eigene Wiedervorlage bewusst großzügige Fristen setzt. Bei einer erstmaligen Anordnung des Vermögensverzeichnisses erwarte er nicht, dass dieses bereits nach einem Monat vorliegt, insbesondere wenn die Vermögenssituation erst noch ermittelt werden muss (etwa bei komplizierten Ausgangslagen wie einer sogenannten Messie-Wohnung). Bleibt das Verzeichnis nach etwa sechs Wochen aus, fragt er zunächst schriftlich nach möglichen Hinderungsgründen und bietet seine Telefonnummer an; bleibt auch das ohne Reaktion, greift er selbst zum Telefon. Das Vermögensverzeichnis sei ihm dabei besonders wichtig, weil er ohne dieses keinen Überblick über den Gesamtvermögensbestand habe, was insbesondere bei bereits laufenden Genehmigungsverfahren oder spätestens zur Vergütungsfestsetzung nach drei Monaten relevant werde. Liegt zumindest ein vorläufiges Verzeichnis ohne alle Belege vor, ist das für ihn bereits ausreichend, um bei Bedarf tätig zu werden.

Ein zentrales Thema des Gesprächs ist die Genehmigungspflicht nach § 1849 BGB, die Jörg Felix als seine persönliche „Underdog“-Norm bezeichnet, weil sie erfahrungsgemäß noch häufiger übersehen wird als die bekanntere Genehmigungspflicht für Vergleiche über 6.000 Euro. § 1849 BGB (vor der Reform in den §§ 1812 und 1813 BGB alt geregelt, seither in einer Vorschrift zusammengefasst mit Genehmigungstatbeständen in Absatz 1, Ausnahmen in Absatz 2 und Rückausnahmen in Absatz 3) betrifft die Verfügung über Geldleistungen sowie über Rechte, die auf Geldleistungen gerichtet sind. Als typisches Beispiel nennt Jörg Felix den Verkauf eines Autos einer betreuten Person: Der Verkauf selbst ist nicht genehmigungspflichtig, wohl aber die Entgegennahme des Kaufpreises, sofern dieser den Betrag von 3.000 Euro übersteigt (Ausnahme in Absatz 2 Nummer 1a). Genau dieser Unterschied zwischen dem nicht genehmigungspflichtigen Rechtsgeschäft und der genehmigungspflichtigen Entgegennahme der Zahlung werde regelmäßig übersehen. Weitere Beispiele, die unter § 1849 BGB fallen können, sind laut Jörg Felix etwa die Aufrechnung oder die Änderung der Bezugsberechtigung bei einer Lebensversicherung. Manche größeren Unternehmen, etwa die Allianz, wiesen Betreuer inzwischen aktiv auf die erforderliche Genehmigung hin, viele andere Stellen jedoch nicht. Fehlt die erforderliche Genehmigung, ist das zugrunde liegende Rechtsgeschäft materiell unwirksam, mit der Folge, dass die betreute Person im Zweifel ungerechtfertigt bereichert ist. In der Praxis fällt ihm ein solcher Fall meist erst im Rahmen der Rechnungslegung auf, etwa wenn eine Kopie des Kaufvertrags beiliegt. In diesem Fall schreibt er den Betreuer an und leitet zugleich von Amts wegen das erforderliche Genehmigungsverfahren ein, denn Genehmigungsverfahren sind Amtsverfahren: Was der Betreuer dem Gericht mitteilt, ist rechtlich eine bloße Anregung und kein Antrag, sodass das Gericht von sich aus tätig werden kann. Für den Betreuer bedeutet das nach Auffassung von Roy Lippoth vor allem eines: Wer das Gericht informiert, ist auf der sicheren Seite, denn im Zweifel kann ihm später nicht vorgehalten werden, er habe das Gericht nicht informiert.

Breiten Raum nimmt im Gespräch die Rechnungslegung ein. Roy Lippoth spricht an, dass es hier keine einheitlichen Maßstäbe gibt und jeder Rechtspfleger im Ergebnis seinen eigenen Anspruch an eine ordnungsgemäße Rechnungslegung entwickeln kann. Jörg Felix bestätigt das und sieht darin eines der größten praktischen Probleme in diesem Aufsichtsbereich: Gesetzlich geregelt sei nur das „Was“, nicht aber das „Wie“, was zwangsläufig zu einer Vielzahl unterschiedlicher Auffassungen führe. Hinzu komme, dass das Betreuungs- und Familienrecht im Studium vergleichsweise wenig Raum einnehme und sich viele Rechtspfleger dort eher auf die Genehmigungstatbestände konzentrierten, weniger auf die praktische Ausgestaltung der Aufsichtstätigkeit, sodass sich viele erst in der Praxis sozialisierten, häufig nach dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“. Dabei werde die Rechnungslegung mitunter wie eine Betriebsprüfung behandelt, teilweise strenger als eine Prüfung durch das Finanzamt, was seiner Ansicht nach am eigentlichen Sinn und Zweck der sachlichen und rechnerischen Prüfung vorbeigehe. Zeitlich veranschlagt Jörg Felix für eine durchschnittliche Rechnungslegung rund eine Stunde, wobei der Aufwand je nach Umfang variiert; hinzu kommen noch einmal etwa 10 bis 15 Minuten für die Bearbeitung in der elektronischen Akte und das Anschreiben an den Betreuer.

Zum verbreiteten Eindruck, Rechtspflegern begegne man mit Misstrauen statt mit Vertrauen in die geleistete Arbeit, sagt Jörg Felix, dass ohne Vertrauen ein treuhänderisches Verfahren wie die Betreuung schlicht nicht funktionieren könne; andernfalls müsste das Gericht letztlich selbst bei Banken vorstellig werden oder sich Kontoauszüge und Sparbücher direkt vom Betreuten zeigen lassen. Sein Ausgangspunkt sei das Grundvertrauen, dass der Betreuer sein Amt eigenverantwortlich, uneigennützig und im Sinne des Betreuten ausübt; das mache die Prüfung im Ergebnis auch leichter. Das bedeute jedoch nicht, Rechnungslegungen unbesehen abzuhaken, sondern gezielt auf Auffälligkeiten zu achten, statt sich an Kleinigkeiten wie einem Beleg über 2,50 Euro festzubeißen.

Beim Jahresbericht zeigt sich Jörg Felix als klarer Befürworter freier, individuell verfasster Berichte gegenüber reinen Formularvordrucken. Freie Berichte, in denen Betreuer auf ein bis anderthalb DIN-A4-Seiten tatsächlich schildern, was im Berichtszeitraum passiert ist, liest er sich vollständig durch; sie hätten echten Inhalt und wirkten für den Betreuer selbst reflektierend, weil das Verschriftlichen zum Nachdenken über die eigene Arbeit anrege. Formularvordrucke seien zwar als Mindeststandard gut gemeint und orientierten sich an den gesetzlichen Mindestinhalten, verleiteten aber dazu, Kästchen anzukreuzen, ohne auf die individuelle Situation der betreuten Person einzugehen, sodass sich mehrere Verfahren im Ergebnis kaum noch voneinander unterscheiden ließen. Er stellt es den Betreuern frei, welche Form sie wählen, beobachtet aber, dass gerade neue Betreuer und Berufsanfänger zunehmend die freie Form nutzen. Erkennt er einen guten freien Bericht, ermuntert er ausdrücklich dazu, diesen Stil beizubehalten.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die persönliche Anhörung der betreuten Person. Jörg Felix berichtet, dass dieses Thema in seinen Seminaren regelmäßig kontrovers diskutiert wird, häufig mit Verweis auf Zeitmangel und den organisatorischen Aufwand einer Dienstfahrt. Er selbst hält daran fest, dass die persönliche Anhörung die einzige Möglichkeit des Gerichts ist, sich einen unmittelbaren Eindruck von der betreuten Person zu verschaffen, etwa bei einer Wohnungskündigung oder einem Wohnungsverkauf nach § 1833 BGB, wo die persönliche Anhörung zwingend vorgeschrieben ist. Daran ändert auch die Bestellung eines Verfahrenspflegers nichts: Dieser ist als Vertreter eigener Art (sui generis) verpflichtet, Wünsche und Interessen der betreuten Person in das Verfahren einzubringen, ersetzt aber nicht die persönliche Anhörung durch das Gericht selbst, die zudem erst die Grundlage dafür bildet, zu beurteilen, ob die betreute Person überhaupt noch in der Lage ist, ihre Rechte im Verfahren selbst wahrzunehmen. Jörg Felix berichtet von wiederholten Überraschungen in Anhörungen, in denen sich Betroffene, die nach Aktenlage kaum verständlich erschienen, im persönlichen Gespräch unabhängig vom Krankheitsbild durchaus verständigen konnten. Wird eine vorgeschriebene persönliche Anhörung unterlassen, ist die darauf beruhende Entscheidung verfahrensfehlerhaft; im Beschwerdeverfahren führt das dazu, dass das Landgericht die Sache zurückverweist, mit dem Risiko, dass sich das Verfahren erheblich verzögert, im schlimmsten Fall bis zum Versterben der betreuten Person, was gerade in Erbfällen zu erheblichen Folgeproblemen führen kann.

Zum Abschluss geht es um die Frage, welche Möglichkeiten Betreuern offenstehen, wenn sie mit ihrem Rechtspfleger grundsätzlich nicht zurechtkommen, etwa bei der Forderung nach Originalkontoauszügen ohne erkennbaren Anlass. Jörg Felix rät hier zunächst dazu, ein etwaiges Zwangsgeldverfahren durchlaufen zu lassen und anschließend das Rechtsmittel zum Landgericht zu nutzen; zu Fragen wie den Originalkontoauszügen gebe es inzwischen ausreichend Rechtsprechung, etwa der Landgerichte Berlin und Hamburg, die diesen Weg stützt. Alternativ besteht die Möglichkeit einer Dienstaufsichtsbeschwerde, die an den Direktor des jeweiligen Amtsgerichts zu richten ist. Diese ist nach Einschätzung von Jörg Felix wenig geeignet, um eine konkrete Ermessensausübung des Rechtspflegers überprüfen zu lassen, weil der Amtsgerichtsdirektor insoweit die sachliche Unabhängigkeit des Rechtspflegers respektieren müsse; wirksamer sei sie bei überlangen Bearbeitungszeiten, weil sie in jedem Fall dazu führt, dass sich jemand mit dem Vorgang befassen und dazu Stellung nehmen muss. Als zeitliche Richtwerte nennt Jörg Felix bei Genehmigungsverfahren nach einem entsprechenden Hinweis etwa einen Monat, nach dem nachgefragt werden sollte, wenn nichts passiert; bei Vergütungsanträgen hält er einen ähnlichen Zeitraum von rund vier Wochen für angemessen, wobei ein Vergütungsantrag seiner Erfahrung nach grundsätzlich sehr schnell bearbeitet werden kann und bei ihm regelmäßig vorrangig behandelt wurde. Bei Ansprüchen gegen die Staatskasse ist das Verfahren gerichtsintern zweigeteilt: Der Rechtspfleger prüft die rechnerische und sachliche Richtigkeit und verfügt die Anweisung an die Geschäftsstelle, die je nach Bundesland über die Gerichtskasse oder ein zentrales Haushaltswirtschaftssystem (in Niedersachsen etwa zentral über das Finanzministerium) erfolgt; auch hier kann es zu Verzögerungen kommen, da die Geschäftsstellen ähnlich ausgelastet sind wie die Rechtspfleger selbst. Durch die Reform mit nur noch zwei Vergütungsstufen und einer Betrachtung in Jahresabschnitten sei die Bearbeitung inzwischen tendenziell schneller geworden, was aus Sicht von Jörg Felix für den Betreuer im Ergebnis mit geringerer Vergütung, für das Gericht aber mit spürbar schnellerer Bearbeitung einhergeht.

Zum Schluss betont Jörg Felix, dass das gesamte Berichts- und Rechenschaftswesen zu Unrecht häufig als bloße Bürokratie abgetan wird. Aus seiner Sicht schafft es vor allem Transparenz der Betreuertätigkeit gegenüber Gericht und betreuter Person, dient der Qualitätssicherung und macht die Verantwortung des Betreuers sichtbar. Überzogene Anforderungen einzelner Rechtspfleger entstünden häufig aus Unsicherheit, etwa bei Berufsanfängern oder bei seltenem Kontakt mit dem Betreuungsrecht, die durch übermäßige Nachweisforderungen kompensiert werde. Sein Rat: den Fokus stärker auf Unregelmäßigkeiten zu legen, etwa eine unerwartet hohe Ausgabe, statt auf Kleinstbeträge, denn das spare am Ende auf beiden Seiten Zeit und Nerven. Roy Lippoth stimmt dem zu und ergänzt, dass gerade ausführliche, individuelle Berichte dem Gericht den nötigen Einblick in die Lebenssituation der betreuten Person verschaffen und inzwischen auch mit Unterstützung künstlicher Intelligenz gut umsetzbar seien.

Zum Abschluss kündigt Roy Lippoth eine weitere gemeinsame Folge mit Jörg Felix an, die sich dann ausführlich dem Thema Vergütung widmen wird. Fragen an Jörg Felix können über die betroyt Website eingereicht werden; sie sollen dann gemeinsam in einer der kommenden Folgen beantwortet werden.

Wenn du verstehst, wie dein Rechtspfleger denkt, arbeitest du entspannter

Diese Folge lohnt sich für dich vor allem deshalb, weil sie die Aufsichtsseite einmal aus erster Hand zeigt, und zwar mit einem Gesprächspartner, der beide Seiten kennt und Seminare für Gerichte ebenso wie für Betreuer gibt. Drei Punkte solltest du dir daraus mitnehmen. Erstens: § 1849 BGB wird in der Praxis regelmäßig übersehen, gerade weil man beim zugrunde liegenden Geschäft, etwa einem Autoverkauf, nicht automatisch an die separate Genehmigungspflicht für die Entgegennahme des Geldes denkt. Prüfe das künftig bei jeder größeren Geldentgegennahme aktiv mit, denn eine fehlende Genehmigung führt zur materiellen Unwirksamkeit des Geschäfts und damit zu unnötigem Nacharbeitungsaufwand. Zweitens: Kommunikation entscheidet oft mehr als der reine Aktenstand. Ein kurzer Anruf, gerade bei drohender Fristüberschreitung oder erkennbarer Überlastung, ersetzt häufig mehrere Schreiben und schafft beim Rechtspfleger Verständnis statt Misstrauen. Drittens: Ein freier, individueller Jahresbericht wirkt für das Gericht überzeugender als ein reines Ankreuzformular und signalisiert Professionalität, ohne dass er dafür länger sein muss. Und falls es doch einmal grundsätzlich klemmt: Ein Zwangsgeldverfahren mit anschließendem Rechtsmittel zum Landgericht ist bei Sachfragen meist der wirksamere Weg, eine Dienstaufsichtsbeschwerde eher bei anhaltend überlangen Bearbeitungszeiten.

Thema:
Der Rechtspfleger als Ansprechpartner im Betreuungsverfahren: Zuständigkeiten, Kommunikation, Genehmigungspflichten, Rechnungslegung und Handlungsmöglichkeiten bei Konflikten.

Rechtsgrundlagen:
§ 1849 BGB (Genehmigungspflicht bei Verfügung über Geldleistungen und Rechte auf Geldleistungen; vormals §§ 1812, 1813 BGB alt), § 1833 BGB (persönliche Anhörung bei Wohnungskündigung/Wohnungsverkauf), Rechtsprechung der Landgerichte Berlin und Hamburg zur Vorlage von Originalkontoauszügen.

Kernaussage:
Rechtspfleger und Betreuer verfolgen im Idealfall dasselbe Ziel im selben Team, mit unterschiedlichem Fokus. Offene, direkte Kommunikation, insbesondere per Telefon, sowie ein waches Auge für die häufig übersehene Genehmigungspflicht nach § 1849 BGB verhindern die meisten praktischen Probleme im Aufsichtsverhältnis.

Praxis Tipps:

• Prüfe bei jeder Entgegennahme von Geld für die betreute Person gesondert, ob § 1849 BGB eingreift, auch wenn das zugrunde liegende Rechtsgeschäft selbst nicht genehmigungspflichtig ist.
• Informiere das Gericht aktiv über größere Vermögensbewegungen; rechtlich handelt es sich dabei lediglich um eine Anregung, die dich aber im Zweifel absichert.
• Nutze das Telefon gezielt, gerade bei Fristproblemen oder vorübergehender Überlastung; ein kurzer Anruf ersetzt oft mehrere Schreiben.
• Verfasse Jahresberichte möglichst frei statt nur Formularfelder anzukreuzen; das erleichtert dem Gericht die Einschätzung und wirkt für dich selbst reflektierend.
• Reagiert dein Rechtspfleger länger als etwa vier Wochen nicht auf ein Genehmigungsverfahren oder einen Vergütungsantrag, frage gezielt nach, bevor du weitere Schritte einleitest.
• Bei grundsätzlichen Sachstreitigkeiten, etwa der Forderung nach Originalkontoauszügen, führt das Zwangsgeldverfahren mit anschließendem Rechtsmittel zum Landgericht häufig schneller zum Ziel als eine Dienstaufsichtsbeschwerde, die eher bei überlangen Bearbeitungszeiten wirksam ist.

Weiterführend:

• cp.betroyt.de
• startrampe.betroyt.de
• betroyt.de/podcast